Anonim şirket yönetim kurulunun karar alırken riayet etmesi gereken hususlar, aşağıda başlıklar halinde ele alınmıştır.

A- YÖNETİM KURULU’NUN TOPLANTIYA ÇAĞRILMASI VE TOPLANTI GÜNDEMİNİN BELİRLENMESİ

TTK’da genel kurul toplantısına çağrı ve gündemin belirlenmesi hususu sıkı kurallara bağlandığı halde, yönetim kurulu toplantıları için açık bir düzenleme getirilmemiştir. Bu itibarla, anonim şirket yönetim kurulunun toplantıya çağrılması bir biçime bağlı değildir. Fakat bu hususta şirket esas sözleşmesine özel hükümler konulması(3) yahut çıkarılacak bir iç yönerge ile birtakım kurallar öngörülmesi mümkündür. Burada önemli olan, üyelerin toplantıdan zamanında haberdar edilmesidir. Bu nedenle, ispat edilebilmek şartıyla, her bildirim şekli, örneğin, üyelere imzaları karşılığında elden veya taahhütlü mektup, telgraf hatta acele hallerde telefonla yapılacak bir bildirim dahi geçerli olacaktır(4).

Yönetim kurulu toplantı gündemini, kural olarak kurulu toplantıya çağıran başkan veya başkan vekili hazırlar. Buna karşılık, genel kurul toplantılarından farklı olarak, yönetim kurulu toplantılarında, genel kurul toplantılarının aksine, gündeme bağlılık ilkesi yürümez. Toplantıda yeni konular da ek gündem olarak kabul edilip görüşülebilir(5).

B- TOPLANTI VE KARAR YETERSAYILARINA UYUM

TTK’nın m. 390/f.1 hükmüne göre, şirket esas sözleşmesinde aksine ağırlaştırıcı bir hüküm yok ise, yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır ve kararlarını toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile alır. Anılan toplantı ve karar yetersayıları şirket esas sözleşmesine konulacak bir hükümle ağırlaştırılabilir; ancak hafifletilmesine Yasa izin vermemiştir.

Dolayısıyla, eğer şirket esas sözleşmesinde daha ağır nisaplar aranmamış ise, anonim şirket yönetim kurulu, üye sayısını esas alarak aşağıda belirtilen toplantı ve karar yetersayıları çerçevesinde karar alabilir:

Örneğin, uygulamada genel olarak benimsenen üç üyeli bir yönetim kurulunun karar alabilmesi için, en az iki üye toplanmalı ve karar iki üyenin aynı yöndeki oyu ile alınmalıdır. Ancak, eğer şirket sözleşmesinde “Yönetim kurulu üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile alır.” şeklinde bir hüküm var ise, bu durumda yönetim kurulunun üç üyenin de katılımı ile toplanması ve kararını en az iki üyenin olumlu oyları ile alması gerekir. Görüldüğü üzere, burada esas sözleşme hükmü, Yasa hükmünün önüne geçmektedir.

C- TOPLANTIDA OYLARIN EŞİT ÇIKMASI

Hayatın olağan akışı gereği, yönetim kurulu üyeleri her zaman aynı konuda hemfikir olmayabilirler. Bunun doğal bir sonucu olarak, yönetim kurulu toplantısında oylar eşit de çıkabilir. Örneğin; 3 üyeli bir yönetim kurulunda, 2 üye karar almak üzere toplanmıştır. Ancak, müzakere edilen konuda üyelerden birisi olumlu (kabul), diğeri ise olumsuz (red) oy kullanmıştır. TTK’nın m.390/f.3 hükmüne göre, böyle bir durumda, yani yönetim kurulunda oylar eşit olduğu takdirde o konu gelecek toplantıya bırakılır. İkinci toplantıda da eşitlik olursa söz konusu öneri reddedilmiş sayılır.

D- YÖNETİM KURULU TOPLANTISINA VEKÂLETEN KATILMA

TTK, genel kurul toplantısına pay sahiplerinin vekaleten katılmasına olanak sağladığı halde, yönetim kurulu toplantıları için böyle bir temsil müessesesine sıcak bakmamıştır. TTK’nın md. 390/f.2 hükmü uyarınca, yönetim kurulu üyelerinin birbirlerini temsilen oy vermeleri ve toplantılara vekil aracılığıyla katılmaları mümkün değildir.

Bu nedenle, yönetim kurulu üyesinin toplantılara bizzat katılması ve oy kullanması gerekir. Ayrıca, TTK’nın md. 390/f.5 hükmü uyarınca, yönetim kurulu kararlarının geçerliliğinin yazılıp imza edilmiş olmalarına bağlı olduğunu belirtmekte fayda vardır.

E- YÖNETİM KURULU TOPLANTISININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASI

TTK’nın 1527. maddesine göre, yönetim kurulu toplantısı tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Ancak, bunu temin için, her şeyden önce, bu hususun şirket esas sözleşmesinde düzenlenmiş olması gerekmektedir(6). Maddenin ilk fıkrasında “Bu hâllerde Kanun’da veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.” hükmüne yer verilerek,  yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılması halinde dahi yetersayılarda hiçbir değişiklik olmayacağı açıkça hükme bağlanarak, bu konuda oluşabilecek tereddütler önceden gidermiştir.

F- SİRKÜLER TİPİ KARAR ALINMASI

Uygulamada fazlaca bilinmemekle birlikte, Türk Ticaret Kanunu’na göre, yönetim kurulu tarafından karar alınabilmesi için toplantı yapma zorunluluğu bulunmamaktadır. Kanun’un 390. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca, yönetim kurulu üyelerinden hiçbirisi toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de alınabilir.

Örneğin; anonim şirket yönetim kurulu başkanının, şirket işlerine yönelik tekliflerini yazılı hale getirip üyelere elden veya posta ile göndermesi ve üyelerin bu kararları okuduktan sonra onaylayıp imzalamaları suretiyle de yönetim kurulu kararının alınması mümkündür. Ancak, toplantısız olarak alınacak yönetim kurulu kararının geçerlilik kazanabilmesi için aynı önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olması gerekir. Yoksa, yönetim kurulu üyelerinden bazılarına öneri götürüp diğerlerine götürülmemesi yahut üyelere farklı öneriler götürülmesi durumunda karar geçerlilik kazanmaz.

G- KARARLARIN YAZILI HALE GETİRİLMESİ VE KARAR DEFTERİNE İŞLENMESİ

TTK’nın 64. maddesinin dördüncü fıkrasına göre, anonim şirketlerce yönetim kurulu karar defteri tutulması zorunludur. Yönetim kurulu karar defteri, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ(7)’de “anonim şirketlerde yönetim kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defter” olarak tarif edilmektedir. Anılan Tebliğ uyarınca, yönetim kurulu tarafından alınan ve adıgeçen deftere işlenen kararlarda aşağıdaki bilgilerin ve imzaların yer alması zorunludur:

a) Karar tarihi,

b) Karar sayısı,

c) Toplantıda hazır bulunanlar,

ç) Kararın içeriği,

d) Üyelerin imzaları.

Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile alınması halinde imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar karar defterine yapıştırılır. Bir önerinin veya önerilerin ıslak imza ile imzalanması şeklinde alınan kararlar da karar defterine yapıştırılır; aksi halde karar geçersiz sayılır. Alınan karara muhalefet eden üye yahut üyelerin, muhalefet şerhleri de karar metnine geçirilir. Soner ALTAŞ Yaklaşım / Ağustos 2018 / Sayı: 308