''e-Defter mükellefi defter tasdik ettierecek mi?'' sorusuna kısaca “Evet” cevabını veriyoruz. İster e-defter mükellefi olsun ister kağıt deftere devam eden mükellef olsun, herkes defter tasdik ettirecek. Öyleyse kim hangi defterleri tasdik ettirecek? Elbette hangi defterlerin tasdik edilmesi gerektiğini söyleyebilmek için öncelikle mükellefiyet durumuna göre defter durumlarını incelemek gerekir.

Mali yıl sonu yaklaştığında yasal defterlerle ilgili sorular kafamızı karıştırmaya başlar; “Hangi defteri tasdik ettireceğiz?’’, ‘’Hangisini kapattırmamız gerekir?’’, ‘’Ara tasdik yaptırsak mı?”… e-defter hayatımıza girerken de aklımıza ‘’Defter tasdik ettirecek miyim?’’ sorusu takılır. Yasal defter tasdiki ile ilgili detayları inceleyelim. 

Gelir Vergisi Mükelleflerince Tutulacak Defterler

Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler)

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri

Kollektif ve Komandit Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 5’inci maddesinin 2’nci bendine istinaden kollektif ve komandit şirketler yevmiye, kebir ve envanter defterlerine ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in geçici 1’inci maddesine göre gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğ’de sayılan defterler yerine adı geçen kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler.

Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter

• Serbest Meslek Kazanç Defteri

Kurumlar Vergisi Mükelleflerince Tutulacak Defterler

Anonim Şirketler, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler 

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (Büyük Defter)
• Envanter Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar ile Anonim Şirketler)

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in geçici 3’üncü maddesine göre mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ’de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. 

*     Listede diğer kazanç tipleri ve defterleri göz ardı edilmiştir.

**   Zorunlu değildir, tutulursa tasdiki zorunludur

*** Sürekli D.V. Mükellefiyeti varsa tutulması ve tasdiki zorunludur.

Limited Şirketlerin Tarafından Tutulacak Defterler

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri (Zorunlu değil)
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar)

Limited şirketlerde de anonim şirketlerde olduğu gibi mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ’de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ayrıca limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11’inci maddesinin 4’üncü bendine göre “Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10’uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.”

Dernek ve Vakıfların İktisadi İşletmeleri Tarafından Tutulacak Defterler 

a) Yevmiye Defteri

b) Defter-i Kebir

c) Envanter Defteri

Ticari Defterler Tebliği 5’inci madde 4’üncü bendine göre, dernek ve vakıfların iktisadi işletmeleri aynı maddenin 1’inci bendindeki defterleri tutarlar.

Defterlerin Tasdik Zamanı

Defterlerin tasdik zamanları hem 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 221’inci maddesinde hem de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinde belirtilmiştir. Buna göre defter tasdikleri:

- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;

- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;

- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde; 

- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce yaptırılmalıdır.

Elektronik Defterlerin Açılış ve Kapanış Zamanı

Elektronik defter mükellefleri, hem yevmiye defteri hem de defteri kebir için zamanında mükellefiyetlerini başlatmış olmak zorundadırlar. 01.01.2016 tarihinde mükellefiyeti başlayacak olanlar için ise son başvuru tarihi 31.12.2015’tir. 

Elektronik defterlerin, ait olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son günü saat 24:00’e kadar GIB sistemine yüklenmiş ve GIB onaylı beratlarının alınmış olması gerekmektedir. İlk aya ait defter transferi açılış onayı yerine geçmektedir. Son aya ait defter ise gerçek kişi mükelleflerde son ay defteri için de takip eden üçüncü ayın sonuna kadar GIB onaylı berat alınması zorunlu iken kurumlar vergisi mükellefleri için kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son günü saat 24:00’e kadar da son defterin sisteme yüklenme ve onaylı berat alma işleminin tamamlanmış olması gerekir. Böylece son ay defterinin transferi ile kapanış tasdiki tamamlanmış olur.

Diğer tutulması, açılış, kapanış tasdiklerinin yapılması zorunlu defterler konusunda ise e-defter mükellefleri eski sistem devam etmek, zamanında noter tasdiklerini yaptırmak zorundadırlar. 

Kapanış Onayı Yapılacak Defterler

• Yevmiye Defteri:  İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yevmiye defterinin kapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır.
  
• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri: İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar anonim şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır.

Bu defterler dışındaki defterlerin kapanış tasdiki yaptırılmayacaktır.

Onay Yenileme (Ara Tasdik)

Kapanış onayı (tasdik) yapılması gereken defterler ile açılış onayı (tasdik) yapılması gereken defterlerden yeterli sayfası olanlar mali hesap dönemlerinin ilk ayı içerisinde onay yenileme (ara tasdik) yapabilirler. Onay yenileme yapılabilecek defterler :

•  İşletme defteri,
• Serbest meslek kazanç defteri,
• Yevmiye defteri,
• Defter-i Kebir,
• Envanter defteri
• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Damga Vergisi Defteri 

Sonuç olarak, e-defter mükellefleri yevmiye defteri ve defteri kebir için, mükellefiyet başvurusunu zamanında yapmış olmak koşuluyla bu iki elektronik defteri açılış ve kapanış tasdik ettirmemekle birlikte diğer defterlerin tamamını kağıt ortamda tutmak, tasdik ettirmek, kapanışı yapılması gerekenlerin de kapanışlarını yaptırmak zorundadırlar. e-defter mükellefi olmayanlar için geçen seneden farklı bir durum yoktur. 

Mükellefler hesap dönemlerine göre bir önceki hesap dönemlerinin son ayında takip eden yıla ilişkin açılış onayına tabi defterlerin açılış işlemini, onay yenilemeye tabi defterler için hesap dönemi ilk ayında ara tasdik (onay yenileme) işlemlerini, takip eden 6’ncı ayın sonuna kadar yevmiye defteri kapanış işlemlerini yapmak zorundadır. Ayrıca Anonim şirketler yönetim kurulu karar defterlerini diğer defterler ile aynı zamanda açılış tasdiki yaptırmalı, takip eden yılın ilk ayında kapanış veya ara tasdik yaptırmalı; fakat ilgili hesap döneminin son ayında defterinde ara tasdik yaptırmaya yetecek kadar sayfası olup olmadığını kontrol etmeyi unutmamalı; yeterli sayfa yoksa, mali yılın son ayı içerisinde yeni dönemde kullanacağı defterin açılış tasdikini yaptırmalıdır. Kaynak; Bahadır Dinçyürek/www.kpmgvergi.com

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti /Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.