Mali yıl sonu yaklaştığında yasal defterlerle ilgili sorular kafamızı karıştırmaya başlar. Bu sorular sorulmaya başlandıkça artar: “Hangi defteri tasdik ettireceğiz? Hangisini kapattırmamız gerekir? Ara tasdik yaptırsak mı?”… 

Diğer yandan; ‘’e-defter’’ e geçenler için de hem elektronik defter, hem kağıt ortamda tutulması gereken defterler konusu gündeme geldi. Halen defter tasdikini tamamlamamış olanlar için son haftaya girildi. Yasal defter tasdiki ile ilgili detaylara birlikte bakalım…

Gelir Vergisi Mükelleflerince Tutulacak Defterler

Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler)

• Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir
• Envanter Defteri

Kollektif ve Komandit Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler

• ​Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir
• Envanter Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 5’inci Maddesi’nin 2’nci Bendi’ne istinaden, kollektif ve komandit şirketler; yevmiye, kebir ve envanter defterlerine ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in Geçici 1’inci Maddesi’ne göre, gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğ’de sayılan defterler yerine adı geçen Kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler.

Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter;

Serbest Meslek Kazanç Defteri

Kurumlar Vergisi Mükelleflerince Tutulacak Defterler

Anonim Şirketler, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler 

• ​Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (Büyük Defter)
• Envanter Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar ile Anonim Şirketler)

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in Geçici 3’üncü Maddesi’ne göre mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ’de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. 

Limited Şirketlerin Tarafından Tutulacak Defterler

• ​Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir
• Envanter Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri (Zorunlu değil)
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar) 

Limited şirketlerde de, anonim şirketlerde olduğu gibi mevcut durumda kullanılmakta olan pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ’de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ayrıca limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de -yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla- genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebilir. 

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11’inci Maddesi’nin 4’üncü Bendi’ne göre “Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi; ayrı bir müdürler kurulu karar defterinde de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10’uncu Madde’nin 2’nci Fıkrası’nda belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.”

Dernek ve Vakıfların İktisadi İşletmeleri Tarafından Tutulacak Defterler 

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

Ticari Defterler Tebliği’nin 5’inci Madde’sinin 4’üncü Bendi’ne göre, dernek ve vakıfların iktisadi işletmeleri aynı Madde’nin 1’inci Bendi’ndeki defterleri tutarlar.

Defterlerin Tasdik Zamanı

Defterlerin tasdik zamanları hem 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 221’inci Maddesi’nde hem de 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü Maddesi’nde belirtilmiştir. Buna göre defter tasdikleri:

- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;

- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;

- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde; 

- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce, 

yaptırılmalıdır.

Kapanış Onayı Yapılacak Defterler

Yevmiye Defteri:  İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yevmiye defterinin kapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır.

Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri: İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar anonim şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır.

Bu defterler dışındaki defterlerin kapanış tasdiki yaptırılmayacaktır.

Onay Yenileme (Ara Tasdik)

Kapanış onayı (tasdik) yapılması gereken defterler ile açılış onayı (tasdik) yapılması gereken defterlerden yeterli sayfası olanlar mali hesap dönemlerinin ilk ayı içerisinde onay yenileme (ara tasdik) yapabilirler. 

Onay yenileme yapılabilecek defterler

• ​İşletme defteri,
• Serbest meslek kazanç defteri,
• Yevmiye defteri,
• Defteri kebir,
• Envanter defteri
• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Damga Vergisi Defteri ​

Sonuç olarak, her ne kadar mali yılını normal hesap dönemi olarak kullanan mükellefler çoğunlukta olsa da; özel hesap dönemine tabi işletmelerin sayısı da giderek artıyor. İster normal hesap dönemi kullansınlar, ister özel hesap dönemi kullansınlar, mükellefler; bir önceki hesap dönemlerinin son ayında takip eden yıla ilişkin açılış onayına tabi defterlerin açılış işlemini, onay yenilemeye tabi defterler için hesap dönemi ilk ayında ara tasdik (onay yenileme) işlemlerini, takip eden 6’ncı ayın sonuna kadar yevmiye defteri kapanış işlemlerini yapmak zorundadır.  Ayrıca anonim şirketler yönetim kurulu karar defterlerini diğer defterler ile aynı zamanda açılış tasdiki yaptırmalı, takip eden yılın ilk ayında kapanış veya ara tasdik yaptırmalı; fakat ilgili hesap döneminin son ayında defterinde ara tasdik yaptırmaya yetecek kadar sayfası olup olmadığını kontrol etmeyi unutmamalıdır. Yeterli sayfa yoksa, son ay içerisinde yeni dönemde kullanacağı defterin açılış tasdikini yaptırmalıdır.

e-Defter mükellefiyetine geçen mükellefler ise, yevmiye ve büyük defterleri (defter-i kebir) elektronik ortamda verecek olup, şirketin özelliklerine göre tutması gereken diğer defterleri kağıt olarak noterden tasdik ettirerek kullanmaya devam edecektir. Kaynak; Bahadır Dinçkök http://kpmgvergi.com/Blog