Maliye Bakanlığı kayıt dışı ekonomi ile mücadelede bir dizi tedbiri hayata geçirmeye başladı. Alınan bu tedbirlerden birisi de e-fatura ve e-defter uygulamasıdır. Yapılan düzenlemeler uyarınca;

-Madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibarıyla asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar,

-Tütün mamülleri, alkollü ve gazlı içecekleri imal veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibarıyla asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar,
 
2013 yılı içinde e-fatura düzenlemeye başlamışlardır. 

Bu mükellef grubunun 2014 yılı içinde de e-defter tutmaya başlamak zorunda olduğu da net bir şekilde düzenlenmiştir.

Mevcut yasal düzenlemeler paralelinde özellikle Aralık 2014 ve izleyen aylarda e-defter tutamaya başlayan mükelleflerin pek çok konuda tereddüt yaşamaya başlamaları üzerine, İdare ilave bazı açıklamalar yapmıştır. Yapılan bu düzenlemeler bir arada ele alındığında, mükelleflerin çok yeni olan e-defter uygulamasında dikkate almaları gereken en önemli hususlar aşağıdaki gibi sıralanmaktadır;

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz  etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki şartları taşımaları  gerekmektedir.

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen elektronik sertifikaya sahip olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılıs onayı, son ayının beratının alınması ise kapanıs onayı yerine geçer.

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. 

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar. 

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.  

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından gerçeklestirilen berat verme islemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diger incelemeleri ifade etmemektedir.

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin saklama yükümlülüğü, T.C. sınırları içinde veya T.C. Kanunlarının geçerli olduğu yerde yerine getirilmesi zorunludur.

e-Defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar. Bu durumda mükelleflerin indirilecek KDV’lerinin reddedilme ihtimali de gündeme gelebilecektir.

Defterlerin TTK hükümlerine göre tutulmaması halinde 4.934 TL idari para cezası ile ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanun’a uygun saklanmaması hallerinde üç yüz günden az olmamak üzere (6.000 TL ile 30.000 TL arasında değişen) adli para cezası da gündeme gelebilecektir.

Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlık’a bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadırlar.

Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlık’a bildirmek zorundadırlar.

Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme veya tür (nev'i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev'i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter kullanmak zorundadır.

Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemeyecektir.

Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. 

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir.

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter Kılavuzu’nda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi diğer ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. 

Perakende satış fişi sayılan 7 belge içerisinde olmadığı için belge tipi diğer olarak, belge açıklaması da perakende satış fişi olarak seçilmelidir.

Banka dekontlarının e-defter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması dekont olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir.  

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir.

Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, teknik kılavuzda sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e- defter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması masraf formu olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.  

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi diğer ve belge açıklaması ‘’Çek Bordrosu’’  olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

e-Defter uygulamasında Kılavuz’da sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi diğer ve belge açıklaması ’’Senet Bordrosu’’ olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi diğer ve belge açıklamasını ‘’Ücret Bordrosu İcmali’’ olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgeler görüntülenebilir.

Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kayda alınmalıdır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numara ve tarihinin de girilmesi gerekmektedir. 

Ancak, gün içinde yapılan satışlara istinaden alınan Z raporunun, ödeme yöntemlerine göre (nakit, kredi kartı, vb.) ayrıştırılması gerekmektedir. 

Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılarak her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM’ye ait unvan ve ad-soyad yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu alana işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır.

SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM ile yapılan sözleşmeye ait sözleşme açıklaması, sözleşme çeşidi, sözleşme tarihi ve numarası yazılacaktır. 

Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa bu alana tire (-) işareti yazılacaktır. Çünkü Sözleşme Tipi Açıklaması, şematron kontrollerine göre boş geçilmemesi gereken bir alandır.

Zaman damgası kullanımı zorunlu değildir. Ancak GİB sistemlerinde yaşanacak sorunlar nedeniyle berat yükleme süresi içinde beratlarınızı GİB sistemine yükleyemediğiniz durumda zaman damgası kullanılması istenmektedir. Eğer süresinde berat yüklenebiliyorsa zaman damgası kullanımı zorunlu değildir. Zaman damgası TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edilmektedir. İ. Halil Bağdınlı

http://www.kpmgvergi.com/Blog/Pages/FullBlog.aspx?article=446

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti./Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.