I- GİRİŞ

Türkiye Büyük Millet Meclisi’nce 13.01.2011 tarihinde kabul edilen ve yayımlanan(1) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (YTTK), birkaç hükmü dışında 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. YTTK yürürlüğe girmeden bir gün önce Resmi Gazete’de yayımlanan 6335 sayılı Kanun(2) ile anılan Kanun’un yüzden fazla maddesinde değişikliğe gidilmiştir. Değişiklik yapılan alanlardan biri de ticari defterlerin onaylarına (tasdikine) ilişkindir.

Ticari defterler için öngörülen açılış ve/veya kapanış onayları, çift defter kullanımı şeklinde tezahür eden kötü niyetli uygulamaları engellediği gibi ticari defterlere olan mevcut güvenin devam ettirilmesine de aracı olmaktadır. Bundan dolayı tacirler tarafından tutulması zorunlu olan ticari defterler, ortaya çıkacak ihtilaf ve anlaşmazlıklarda taraflar ile adli ve idari makamlar tarafından başvurulabilecek en güvenilir kanıtları oluşturmakta ve şirketler nezdinde yapılacak olan iç denetim/bağımsız denetim/kamu denetimi çalışmalarında müracaat edilebilecek kaynakların başında gelmektedir. Öyle ki, söz konusu güveni temin etmek ve kalıcı kılmak adına tacirler kullandıkları defterleri geleneksel bir anlayış içerisinde notere onaylatmaktadır. Bu durumu göz önünde bulunduran kanun koyucu, mülga 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (ETTK) ticari defterlerin bazılarıyla ilgili öngördüğü onay işlemini, kimi değişikliklerle YTTK’da da korumuştur.

Bu çalışmamızda, YTTK’ya göre tutulması gereken ticari defterler, bu defterler için getirilen açılış ve kapanış onaylarının usul ve esasları ile bu yükümlülüğe aykırı davrananlar hakkında öngörülen cezai sorumluluğa ilişkin detaylı ve açıklayıcı bilgi verilecektir.

II- YENİ TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE TUTULMASI GEREKEN TİCARİ DEFTERLER

YTTK’nın 64/III. maddesinde, tacirler tarafından tutulacak ticari defterler; yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri olarak sayılmış; aynı maddenin dördüncü fıkrasında da pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin de ticari defterler olduğu belirtilmiştir. Diğer taraftan, YTTK’nın kabul edildiği ilk halinde söz konusu maddenin beşinci fıkrasında yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterlerin Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK) tarafından bir tebliğ ile belirleneceği hükme bağlanmıştı. Ancak bahsi geçen hükmün yer aldığı fıkra, 6335 sayılı Kanunla başka bir konuyu düzenlemek üzere değiştirilmiştir. Dolayısıyla, KGK’nın tutulacak diğer defterleri herhangi bir şekilde belirleme yetkisi kalmamıştır. Öte yandan, YTTK’nın 1524. maddesinin ilk halinde sermaye şirketleri tarafından kurulacak olan internet sitesindeki bilgilerin metin haline getirilip şirket yönetimi tarafından tarih ve saati gösterilerek noterlikçe onaylı bir deftere sıra numarası altında yazılacağı veya yapıştırılacağı hükme bağlanmıştı. 6335 sayılı Kanun ile anılan madde yeniden düzenlenmiş ve bahsi geçen deftere (internet sitesi defteri) maddenin yeni halinde yer verilmemiştir. Bu halde, noter tarafından açılış onayı yapılması öngörülen internet sitesi defteri, uygulamaya girmeden kaldırılmıştır.

Bu bilgiler ışığında, YTTK’ya göre tutulması gereken ticari defterler; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.

III- TİCARİ DEFTERLERİN A-ÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAYLARI

YTTK’nın 6335 sayılı Kanun ile değişik 64. maddesinin üçüncü fıkrasında, fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile aynı maddenin dördüncü fıkrasında sayılan defterlerin açılış onaylarının, kuruluş sırasında ve/veya kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacağı hükme bağlanmıştır. Sözkonusu dördüncü fıkrada sayılan defterler ise pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir. Bu durumda, bahsi geçen altı defterin açılış onayının yaptırılması zorunlu hale getirilmiştir. ETTK’da pay defteri hariç diğer defterlerin açılış onayının yaptırılması öngörülmüş iken, YTTK’da bu defter de açılış onayına tabi tutulmuştur.

YTTK’nın kabul edildiği ilk halinde ticari defterlerin açılış onaylarının hangi dönemde ve ne kadar sürede yapılacağına ilişkin bir hüküm bulunmamakta idi. Bu durum ise kamuoyunda eleştirilere sebep olmuştu. Getirilen eleştirileri dikkate alan kanun koyucu, ticari defterlerin açılış onaylarının yaptırılma zamanını 6335 sayılı Kanun ile herhangi bir tartışmaya mahal vermeyecek şekilde kurala bağlamıştır. Bu çerçevede, ticari defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, bunların kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılacaktır. Bu durumda, faaliyet dönemi olarak 1 Ocak-31 Aralık tarihleri arasını kabul eden bir şirketin, söz konusu defterlerin açılış onaylarını yaptırabileceği son tarih 31 Aralık’tır. Bununla birlikte, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin, yeterli yapraklarının bulunması kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilmesi mümkündür. Bu kolaylık 6335 sayılı Kanun ile getirilmiştir. Dolayısıyla, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin açılış onayı her faaliyet yılı, pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayı ise bu defterlerin bitmesi ya da yeterli yaprağının olmaması halinde yaptırılacaktır. 

YTTK’nın ilk halinde, açılış onayına tabi olan bütün defterler için aynı zamanda kapanış onayı da öngörülmüştü. YTTK’da değişiklik yapan 6335 sayılı Kanunla bu hususta değişikliğe gidilmiş ve kapanış onayına tabi olacak defterlerin sayısı sınırlandırılmıştır. Yapılan değişiklik sonrasında ticaret şirketleri sadece yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayını yaptıracak, diğer defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorunda olmayacaktır. Yapılan değişiklik ile ayrıca ETTK’da envanter defteri için öngörülen kapanış onayı yaptırma zorunluluğu kaldırılmıştır. Kanun’da düzenlenmemekle birlikte, isteyen şirketlerin kapanış onayına tabi olmayan defterleri de bu onayı yaptırması mümkündür. Kapanış onayının, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir. YTTK’nın kabul edilen ilk halinde ise kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yaptırılması öngörülmüştü.

Yukarıda yapılan açıklamalar çerçevesinde, ETTK ve YTTK açısından açılış ve kapanış onayına tabi olan defterler karşılaştırmalı olarak aşağıda tablo halinde gösterilmiştir:

Öte yandan ticari defterler fiziki ortam yanında elektronik ortamda da tutulabilecektir.  Defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde bu defterlerin ne açılışlarında ne de kapanışlarında herhangi bir onayın yaptırılması zorunlu değildir. Bu konuda YTTK’nın ilk halinde belirsizlik bulunmakta iken, 6335 sayılı Kanun bu belirsizliği gidermiştir.

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayları, ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilecektir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır (YTTK md. 64/III). Kuruluşta noter yanında ticaret sicili müdürlüklerine de ticari defterleri onaylama yetkisi verilmiştir. Kuruluşta şirketin böyle bir seçimlik hakkı olmakla birlikte, kuruluş dışında defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayları ile her durumda kapanış onaylarının noter tarafından yapılması gerekmektedir.

Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılacak tebliğle belirlenecektir.

IV- AÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAYLARININ YAPTIRILMAMASI HA-LİNDE SORUMLULUK

YTTK’nın 562. maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde, “Kanun’un 64. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekli onayları yaptırmayanların dörtbin Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılacağı” hükme bağlanmıştır. Anılan Kanun’un kabul edilen ilk halinde bahsi geçen fiil için öngörülen ceza ikiyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıydı. Söz konusu ceza da dahil olmak üzere YTTK’da düzenlenen adli cezaların ağırlığı kamuoyunda tartışılmış ve eleştirilmiştir. Ticari hayatın olumsuz etkilenmemesi ve uygulamada sorun yaşanmaması için getirilen eleştiriler kapsamında 6335 sayılı Kanun ile mezkur ceza dahil birçok ceza adli para cezasından idari para cezasına dönüştürülmüştür. Artık ticari defterlerin onaylarını yaptırmayanlar adli para cezasıyla değil, idari para cezasıyla cezalandırılacaktır. Bahsi geçen idari para cezası mahallin en büyük mülki amiri (illerde valiler, ilçelerde kaymakamlar) tarafından verilecektir. ETTK’ca yaptırılması zorunlu olan onaylar, 6102 sayılı Kanun’un yürürlüğe girdiği 01.07.2012 tarihinden önce yaptırılmamış olsa da, lehe kanun uygulaması nedeniyle, belirtilen tarihten önce yaptırılmayan onaylar için de idari para cezası uygulanacaktır.

Öte yandan, 6335 sayılı Kanun ile YTTK’nın 562. maddesine, “Bu Kanun’da tanımlanan kabahatlerden birinin idari yaptırım kararı verilinceye kadar birden çok işlenmesi halinde, ilgili gerçek veya tüzel kişiye bir idari para cezası verilir ve ilgili hükme göre verilecek ceza iki kat artırılır. Ancak, bu kabahatin işlenmesi suretiyle bir menfaat temin edilmesi veya zarara sebebiyet verilmesi halinde verilecek idari para cezasının miktarı bu menfaat veya zararın üç katından az olamaz.” şeklinde bir hüküm eklenmiştir. Yapılan düzenleme kapsamında, ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarını yaptırmayanlar hakkında idari para cezası ETTK’da öngörüldüğü şekilde artık her defter, her yıl ve her sorumlu açısından ayrı ayrı uygulanmayacak; idari para cezası verilinceye kadar kabahatin birden çok işlenmesi halinde ilgiliye bir idari para cezası verilecek ve ceza iki kat artırılarak tatbik edilecektir. İdari para cezası defterlerden sorumlu yönetim kurulu üyesi/müdür hakkında uygulanabileceği gibi 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun 8/I. maddesi gereğince şirket tüzel kişiliği hakkında da uygulanabilecektir.

İdari para cezalarına ilişkin zamanaşımı süresi üç yıldır (5326 sayılı Kanun md. 20). Bu sürenin dolması halinde kabahatten dolayı kişi hakkında idari para cezasına karar verilemeyecektir. Zamanaşımı süresi, kabahate ilişkin tanımdaki fiilin işlenmesiyle veya neticenin gerçekleşmesiyle işlemeye başlayacaktır. Ticari defterlere yaptırılması gereken açılış onayları ile kapanış onayları, 01.07.2012 tarihinden önce yaptırılmamış olsa da bu tarihten önce işlenen fiillere aynı zamanaşımı süresi uygulanacaktır.

V- SONUÇ

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarının düzenlendiği 64/III. maddesi, 6335 sayılı Kanun ile değiştirilmiştir. Yapılan değişiklik kapsamında, fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacaktır. Açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yaptırılması gerekmektedir. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yapraklarının bulunması kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılması mümkündür. YTTK’da ismen sayılan ticari defterlerin tamamı için açılış onayı öngörülmüş iken, kapanış onayı sadece yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için kabul edilmiştir. Bu defterlerin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılacaktır. Defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde açılış ve kapanış onaylarının yaptırılması gerekmemektedir. Kanun’da öngörülen onayları yaptırmayanlar dörtbin Türk Lirası idari para cezasıyla cezalandırılacaktır.

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilecektir. Ancak, kuruluş dışında defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce açılış onayları ile her durumda kapanış onaylarının noter tarafından yapılması zorunludur.

Mustafa YAVUZ*
Yaklaşım / Ekim 2012 / Sayı: 238

*           Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Başmüfettişi

(1)         14.02.2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2)         6335 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu’nun Yürürlüğü ve Uygulama Şekli Hakkında Kanunda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 26.06.2012 tarihinde TBMM Genel Kurulu’nda kabul edilmiş ve 30.06.2012 tarih ve 28339 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.