Kanunu’nun 64 üncü maddesinde ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerine ilişkin hükümlere yer verilmiş ve madde hükmü doğrultusunda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılan gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda ticari defterlerin tutulması, kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarının belirlendiği Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 19.12.2012 tarih 28502 sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanmıştır.

Vergi Usul Kanunu’nun 220 nci maddesinde tasdike tabi defterler belirlenmiş,  221 ve 222 nci maddelerinde ise tasdik zamanlarına yer verilmiştir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 13 üncü maddesinin 1 nci fıkrasında ”Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.” hükmü yer almaktadır.

Ticaret Siciline kayıtlı mükelleflerce,  2016 yılında kullanılacak defterlerin açılış onayını yapacak noterlere; ticaret sicili tasdiknamesi (aslı ile fotokopisi birlikte) ibraz edilmesi gerekmektedir.

Geçmiş yıllarda alınan ticaret sicili tasdiknameleri, üzerinde yer alan bilgilerde (unvan, adres, sermaye ve iştigal konusu)  değişiklik bulunmadığı sürece geçerlidir.

Ankara ili dışında yer alan vergi dairelerine kayıtlı mükelleflere ilişkin defter tasdiklerinin kayıtlı bulunduğu  yerdeki noterlerce yapılması yasa gereğidir.

Elektronik defter olarak tutulan, Yevmiye  ve Defteri Kebir için açılış, kapanış, onay yenileme gibi işlemler ve noter tasdiki uygulaması bulunmamakta, elektronik defter tutma sürecinde; hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayının yerine geçmektedir.

Elektronik defter tutan gerçek ve tüzel kişi mükellefler; 2016 yılında tutmak zorunda oldukları defterlerden Yevmiye ve Defteri Kebir dışındaki defterlerini kağıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadır. 

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu hükümleri doğrultusunda gerçek ve tüzel kişi mükelleflerce  tutulacak defterler ve tasdik zamanlarına ilişkin açıklamalar aşağıdadır. 

 

• Gerçek ve Tüzel Kişi Tacirler Tarafından Tutulacak Defterler

DEFTERLER	I-II.SINIF(*) TÜCCARLAR	ŞAHISŞİRKETLERİ (Kollektif-Komandit)	LİMİTEDŞİRKETLER	ANONİMŞİRKETLER,SERMAYESİPAYLARABÖL.KOMANDİTŞİRKETLER, KOOPERATİFLER
YevmiyeDefteri	X	X	X	X
Defteri Kebir	X	X	X	X
Envanter Defteri	X	X	X	X
PayDefteri	-	-	X	X
Yönetim Kurulu KararDefteri	-	-	-	X
G.K. Toplantı veMüzakereDefteri	-	X	X	X

• (*) Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar tebliğde sayılan (yevmiye, kebir, envanter) defterler yerine mezkûr Kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler. (TDİT. Geç. Madde:1)
• Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri) tutmakla yükümlüdürler. (TDİT. Madde:5/4)
• Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (TDİT. Geç. Madde:3/1)
• Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir. (TDİT. Geç. Madde:3/2)
• Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.   Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde tebliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. (TDİT. Madde:11/4)

• Serbest Meslek Erbabı Tarafından Tutulacak Defterler

• TTK hükümlerine göre tacir sayılmayan serbest meslek erbabı sadece “Serbest Meslek Kazanç Defteri”

tutacaktır.

TASDİKE TABİ DEFTERLER

Vergi Usul Kanunu’nun 220 nci maddesinde tasdike tabi defterler;

• Yevmiye ve envanter defterleri, İşletme defteri, Çiftçi işletme defteri, İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri, (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil) Nakliyat Vergisi defteri, Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, Serbest meslek kazanç defteri,

olarak belirlenmiştir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesinde ise fiziki ortamda tutulan tasdike tabi ticari deflerler;

• Yevmiye defteri, Defteri kebir, Envanter defteri, Pay defteri, Yönetim kurulu karar defteri, Genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

olarak yer almıştır.

Yukarıda yer alan defterler dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri doğrultusunda İşletmenin faaliyetine veya ihtiyaca göre; Bitim işleri defteri, Ambar defteri vb. tasdik ettirilerek tutulacaktır.

 

DEFTERLERİN TASDİK YERİ VE MAKAMI

• Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlara, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentaları için borsa komiserliğine,
• Anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında,  şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memurluğuna veya noterlere,

Tasdik ettirilir.

 

DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI

Vergi Usul Kanun’un Tasdik Zamanı başlıklı 221 inci maddesinde defterleri kullanacak olanlardan;

• Ötedenberi işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda,
• Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
• Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce;
• Vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde,
• Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,

tasdik ettirmeye zorunlu oldukları belirtilmiştir.

• Diğer taraftan Kanun’un Tasdiki Yenileme başlıklı 222 nci maddesinde ise “Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.” hükmüne yer verilmiştir.
• VUK hükümlerine göre tutulan ve tasdiki zorunlu olan defterlerin yukarıdaki belirtilen kanuni sürelerde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Ancak tasdiki mecburi olan defterlerin kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay içinde tasdik ettirilmesi halinde de kanuni süresi içinde tasdik ettirilmiş sayılır. Bu fiil için VUK’nun 352/II-6 maddesi gereğince ikinci derece usulsüzlük cezası uygulanır.

Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında, fiziki ortamda tutulacak ticari defterlerin onaylarında;

• Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onaylarının, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacağı,
• Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki  ayın  sonuna  kadar notereyaptırılacağı,
• Pay  defteriilegenelkurultoplantvemüzakeredefteriyeterliyaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebileceği,
• Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılacağı,

hükümlerine yer verilmiştir.

 

AÇILIŞ ONAYLARINDA TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ ARANMASI

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 13 üncü maddesinin 1 ve 2 nci fıkrası “Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.

Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.” hükmünü amirdir.

Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16 ncı maddesinin 6 ncı fıkrası “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” hükmünü taşımaktadır.

Yukarıda yer alan hüküm gereğince defterlerin açılış onaylarında, ticaret siciline kayıtlı mükellefler için ticaret sicili tasdiknamesi noterlerce aranılacaktır.

 

FİZİKİ ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLERİN TASDİKİ

• Açılış Onayı

• Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. (TDİT. Madde:13/1)
• Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. (TDİT. Madde:13/4)
• Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (TDİT. Madde:13/4)
• Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar. (TDİT. Madde:13/5)
• Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz. (TDİT. Madde:13/6)

Defterler	Kuruluş- İlkAçılış	İzleyenFaaliyetDönemlerinde
YevmiyeDefteri	Kuruluşsırasındavekullanılmayabaşlamadanönce	Kullanılacağı faaliyet dönemininilkayındanöncekiayınsonunakadar
Defteri Kebir	Kuruluşsırasındavekullanılmayabaşlamadanönce	Kullanılacağı faaliyet dönemininilkayındanöncekiayınsonunakadar
Envanter Defteri	Kuruluşsırasındavekullanılmayabaşlamadanönce	Kullanılacağı faaliyet dönemininilkayındanöncekiayınsonunakadar