Tacirlerin tutması gereken defterler Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) ayrı ayrı tanımlanıyor. Bu iki yasa defterler konusunda genel olarak benzer düzenlemeler içeriyor olsa da bazen ayrıştıkları da oluyor.

Yani yılsonu geldiğinde; açılış tasdikinin hangi defterler için zorunlu olduğu, hangilerinin ettirilmeyebileceği, hangi defterlerin her yıl tasdik ettirilmesi gerektiği, hangisine tasdik yaptırmadan devam edilebileceği ve tasdik işlemlerinin ne zaman yapılması gerektiği gibi birçok soru havalarda uçuşuyor…

Bu haftaki yazımızda, TTK ve VUK kapsamında kâğıt ortamında tutulması gereken defterlerin açılış tasdiklerinde dikkat edilmesi gereken hususlar ile defter tasdik ettirmemenin yaptırımlarına değineceğiz.

TTK’da defterler

TTK uyarınca, gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutması gerekiyor. Ancak geçici bir düzenleme ile ikinci sınıf tüccarlar bu zorunluluk dışında bulunuyor. Onlar yukarıdaki defterler yerine, işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ediyorlar.

Her tacirin tutması gereken defterlere ek olarak;

- Şahıs şirketlerinin genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

- Anonim ve limited şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

- Anonim şirketlerin yönetim kurulu karar defteri,

olması da gerekiyor.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabiliyor.

Açılış tasdiki

TTK uyarınca tacirler tarafından; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdikinin kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekiyor.

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış tasdiklerinin ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yapılması zorunlu. Yani hesap dönemi takvim yılı olan ve öteden beri faaliyetine devam eden tacirlerin 2019 yılı defterlerinin açılış tasdikini bu ayın sonuna kadar tamamlamaları gerekiyor.

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yaptırılması zorunlu. Bu defterler yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle yeniden kullanılabiliyor.

Tasdike tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya başka bir sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundalar.

Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile (limited şirketlerde kullanılmaya devam ediliyorsa) ortaklar kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabiliyor.

VUK açısından…

VUK’da, birinci sınıf tüccarlar (şirketler dahil) tarafından tutulması gereken defterler; yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir olarak sayılıyor. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutuyorlar.

Ayrıca yasada yer alan diğer defterler ile Maliye Bakanlığı tarafından zorunluluk getirilen defterlerin de mükellefler tarafından tutulması gerekiyor. Örneğin düzenledikleri kâğıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle ödeyen mükellefler damga vergisi defteri, serbest meslek faaliyeti icra edenler serbest meslek kazanç defteri tutmak zorundalar.

Açılış tasdiki

Yukarıda VUK uyarınca tutulması gereken defterlerden bahsettik. Yevmiye ve envanter defteri ile damga vergisi defteri başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu’nda sayılan ve tasdik zorunluluğu bulunan tüm defterlerin her yıl açılış tasdikinin yapılması gerekiyor.

Buna göre normal hesap dönemine sahip mükellefler, 2019 yılında kullanacakları kağıt ortamındaki defterlerinin tasdik muamelesini Aralık sonuna kadar yaptırmayı unutmamalılar. 2018 yılına ait defterlerini 2019 yılında da kullanmak isteyen mükellefler ise tasdik işlemini Ocak sonuna kadar yaptırabilirler.

E-defter mükellefleri

E-defter uygulamasına geçmiş olan mükelleflerin ise 2019 yılında kullanacakları, Defteri Kebir ve Yevmiye Defteri dışındaki defterlerini (envanter ve damga vergisi defteri gibi) 31 Aralık 2018 tarihine kadar tasdik ettirmeleri gerektiğini hatırlatmak isteriz.

Defter beyan sistemi

Maliye Bakanlığı tarafından geçen sene aralık ayında;

- Serbest meslek erbabı,

- İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile

- Basit usule tabi olan mükellefler,

için “Defter Beyan Sistemi” oluşturuldu. Bu sistemle; yukarıdaki mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması amaçlanıyor.

Basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbapları (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 2018 başından itibaren sistemi kullanmaya başladılar.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ise -son dakikada bir uzatma olmazsa- 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren “Defter Beyan Sistemi”ni kullanmaya başlayacaklar. Bunun için ikinci sınıf tüccarların öncelikle 31 Aralık 2018 tarihine kadar www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekiyor.

Bu başvuruyu aralık sonuna kadar yapan ikinci sınıf tüccarların 2019 yılında kullanacakları defterlerinin açılış onayı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından defter kullanılmaya başlanmadan önce elektronik olarak yapılacak. Sisteme daha önce dahil olmuş mükellefler (serbest meslek ve basit usul) içinse bu tasdik yine GİB tarafından defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde elektronik olarak yapılıyor. Dolayısıyla bu kapsama giren mükellefler, kâğıt ortamında noterde defter tasdik ettirmeyecekler. İdarenin bu onayı Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen tasdik hükmünde kabul ediliyor.

Cezası ne?

Defterlerin tasdikinin yaptırılmaması halinde, TTK uyarınca her bir defter için 6 bin 190 lira (2018 yılı için) idari para cezası ile karşı karşıya kalınabilir. Bu tutar 2019 yılı için yeniden değerleme oranında artırıldığı durumda 7 bin 658 lira olacak.

Vergi Usul Kanunu uyarınca, defterlerin Kanun’da belirtilen sürelerin sonundan itibaren;

- Bir ay içinde tasdik ettirilmesi halinde II. derece usulsüzlük,

- Daha sonra tasdik ettirilmiş ya da hiç tasdik ettirilmemiş olması halinde ise I. derece usulsüzlük,

cezası kesilmesi gerekiyor. 2018 yılında 1. derece usulsüzlük cezası; sermaye şirketleri için 148 lira (iki kat 296 lira), 1. sınıf tüccarlar için 90 lira (iki kat 180 lira) olarak uygulanıyor. 2. derece usulsüzlük cezaları ise söz konusu mükellefler için sırasıyla 80 ve 45 lira.

Bu cezalardan daha önemlisi, defterlerin açılış tasdikinin yaptırılmamasının re’sen takdir nedeni olarak kabul edilmesi. Re’sen takdir, vergi müfettişleri ya da takdir komisyonu marifetiyle dönem kazancının takdir edilerek, vergilemenin buna göre yapılması anlamına geliyor.

Ayrıca aksi yönde mukteza ve yargı kararları olsa da, vergi incelemelerinde yevmiye defterinin tasdik ettirilmediğinin tespit edilmesi halinde, KDV indirimlerinin reddedilmesi ve cezalı KDV tarhiyatıyla karşılaşma riski olduğu da unutulmamalıdır. M. Fatih Köprü  https://www.vergidegundem.com