Genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri
Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri belirlenmiştir, bu düzenleme ile genel kurul ile müdürler kurulu arasındaki yetki ayrımı daha sağlıklı hale getirilmiştir.
Genel Kurul limited şirket ortaklarının katılımıyla oluşan ve müdürlerin atanmaları, görevden alınmaları, ibraları ve kârın dağıtımı, şirket sözleşmesinin değiştirilmesi, sermayenin artırılması, azaltılması, şirket inansal tabloları ile yıllık faaliyet raporunun onaylanması gibi kanunla sadece kendisine tanınmış olan konularda karar alan organdır.
TTK limited şirket genel kurulunun devredilemez görev ve yetkilerini ikiye ayırmıştır;
- Kanunen devredilemez yetkiler
- Şirket sözleşmesi ile devredilemez nitelik kazanan yetkiler
1) Genel Kurulun Kanunen Devredilemez Görev ve Yetkileri (TTK m. 616/1)
a) Şirket sözleşmenin değiştirilmesi
b) Müdürlerin atanmaları ve görevden alınmaları,
c) Topluluk denetçisi ile denetçilerin atanmaları ve görevden alınmaları,
d) Topluluk yıl sonu inansal tabloları ile yıllık faaliyet raporunun onaylanması, kâr payı hakkında karar verilmesi, kazanç paylarının belirlenmesi,
e) Müdürlerin ücretlerinin belirlenmesi ve ibraları,
f) Esas sermaye paylarının devirlerinin onaylanması,
g) Bir ortağın şirketten çıkarılması için mahkemeden istemde bulunulması,
h) Müdürün, şirketin kendi paylarını iktisabı konusunda yetkilendirilmesi veya böyle bir iktisabın onaylanması,
i) Şirketin feshi,
j) Genel kurulun kanun veya şirket sözleşmesi ile yetkilendirdiği ya da müdürlerin genel kurula sunduğu konularda karar verilmesi.
Yukarıda sayılan yetkilerin şirket müdürlerine yahut üçüncü kişilere devri mümkün değildir.
2) Genel Kurulun Şirket Sözleşmesi ile Devredilemez Nitelik Kazanan Yetkileri (TTK m. 616/2)
a) Şirket sözleşmesi uyarınca genel kurulun onayının arandığı haller ile müdürlerin faaliyetlerinin onaylanması,
b) Önerilmeye muhatap olma, önalım, geri alım ve alım haklarının kullanılması hakkında karar verilmesi,
c) Esas sermaye payları üzerinde rehin hakkı kurulmasına ilişkin onayın verilmesi,
d) Yan edim yükümlülükleri hakkında iç yönerge çıkarılması,
e) Müdürlerin ve ortakların şirkete karşı bağlılık yükümü veya rekabet yasağı ile bağdaşmayan faaliyetlerde bulunabilmelerinin onayı için gereken iznin verilmesi,
f) Bir ortağın şirket sözleşmesinde öngörülen sebeplerden dolayı şirketten çıkarılması.
Genel kurul toplantılarının türleri
Limited şirketlerde genel kurul toplantıları olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde yapılır.
1) Olağan genel kurul toplantıları
Olağan genel kurul toplantıları şirket organlarının seçimine, inansal tablolara, yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının belirlenmesine, müdürlerin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin hususları görüşmek üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır.
2) Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları
Şirket sözleşmesi uyarınca veya şirket için gerekli görülmesi veya zorunlu ve ivedi sebepler çıktığı takdirde yapılan ve gündemini toplantı yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu toplantılardır. Örneğin şirket için sermaye artırımına gidilmesinin gerekli görülmesi halinde olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmasına karar verilebilir.
Tek ortaklı limited şirketlerde genel kurul
Tek ortaklı limited şirketlerde, bu ortak genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek ortağın genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmeleri için yazılı olmaları şarttır.
Genel kurul toplantıları ne zaman ve nerede yapılmalıdır?
Olağan genel kurul toplantıları her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içerisinde ve en az yılda bir kere yapılmalıdır. Eğer özel hesap dönemi söz konusu değil ise hesap yılı Ocak ayının birinci günü başlar ve Aralık ayının 31. günü sona erer. Olağan genel kurul toplantısının bir sonraki yılın Mart ayı sonuna kadar yapılması gerekmektedir. Özel hesap dönemi söz konusu ise özel hesap döneminin sona erdiği tarihten itibaren üç ay içinde yapılmalıdır.
Olağan genel kurul toplantısının hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içerisinde yapılmaması halinde herhangi bir yaptırım öngörülmemektedir. Bu itibarla, olağan genel kurulun söz konusu üç aylık süre içerisinde yapılmaması bir iptal sebebi teşkil etmez.
Olağanüstü genel kurul toplantıları şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığı zamanlarda yapılır.
Genel kurul toplantıları şirket sözleşmesinde aksine hüküm olmadığı sürece şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içerisinde yapılır. Toplantının şirket merkezi dışında başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun şirket sözleşmesinde açıkça belirtilmiş olması gerekir.
Elektronik genel kurul
Genel kurulun elektronik ortamda yapılması TTK’nın 1527. maddesi uyarınca mümkün kılınmıştır. Ortakların elektronik ortamda oy kullanabilmeleri için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır.
Elektronik ortamda genel kurul yapılması için “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” de yer alan düzenlemelerin yerine getirilmesi ve aynı tebliğdeki genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin sözleşme hükmü örneğinin aynen şirket sözleşmelerine alınması gerekmektedir.
Genel kurulu kimler toplantıya çağırabilir?
Limited şirketlerde genel kurulu toplantıya çağırmaya müdürler yetkilidir. Ancak, TTK’nun 617/3. maddesi uyarınca toplantıya çağrı, azlığın çağrı ve öneri hakkına ilişkin hükümler için anonim şirketlere ait hükümlerin kıyas yoluyla uygulanacağı belirtilmektedir. Bu durumda;
1) Müdürler:
Kural olarak genel kurulu toplantıya müdürler, birden fazla müdür varsa müdürler kurulu çağırabilir. Müdür veya müdürler kurulu süresi dolmuş olsa dahi genel kurulu olağan toplantıya çağırabilirler.
2) Ortaklar
Müdürler kurulunun devamlı olarak toplanamaması, toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması, şirketin müdürünün olmaması durumlarında şirket ortaklarından biri mahkemeye müracaat edip izin almak suretiyle genel kurulu toplantıya çağırabilir.
3) Azlık
Şirket sermayesinin en az onda birini oluşturan ortaklar “geciktirici sebepleri ve gündemi” yazılı olarak belirtmek koşuluyla müdürden veya müdürler kurulundan; genel kurulu toplantıya çağırmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise karara bağlanmasını istedikleri konuların gündeme eklenmesini isteyebilirler. Azlığın çağrı ve gündeme madde eklenmesine ilişkin talepleri müdür veya müdürler kurulu tarafından reddedildiği veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmediği takdirde, aynı ortaklar şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurarak genel kurulun toplantıya çağrılmasını talep edebilirler.
4) Tasfiye memurları:
Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Çağrı ne zaman yapılır?
Genel kurul toplantı gününden en az on beş gün önce toplantıya çağrı yapılır. Şirket sözleşmesi ile bu süre uzatılabilir veya on güne kadar kısaltılabilir.
Çağrısız genel kurul
Bütün ortaklar veya temsilcileri aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne ilişkin hükümlere uymaksızın genel kurul olarak toplanabilirler. Bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Çağrısız yapılan genel kurulda gündeme oy birliği ile madde eklenebilir.
Toplantısız genel kurul
TTK 617/4. Maddesi uyarınca herhangi bir ortak sözlü görüşme isteminde bulunmadığı takdirde, genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisini diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararların geçerliliği için şarttır. Bununla birlikte, imzaların aynı kağıt üzerinde olması zorunlu değildir, kararların aynı olması şartıyla ortakların imzaları farklı kağıtlarda olabilir.
Genel kurul toplantısına kimler katılabilir?
Her ortak kendisini genel kurulda ortak olan veya olmayan bir kişiyle temsil ettirebilir. Şirket müdürü olan ortaklar kendi ibralarına ilişkin oy kullanamazlar. Ayrıca, ortağın şirkete olan bağlılık yükümüne ve şirketle olan yasağına aykırı faaliyetlerde bulunmasına ilişkin olarak da oy kullanılamaz.
Müdürlerden en az birisinin ve denetime tabi şirketler arasında yer alan şirketlerin denetçilerinin genel kurul toplantısında hazır bulunması şarttır.
Limited şirketlerde genel kurullara bakanlık temsilcisinin katılması gerekmemektedir.
Genel kurul toplantısı öncesinde yapılması gereken işlemler
1) Gündemin belirlenmesi
Gündem, genel kurulu toplantıya çağıranlar tarafından belirlenecektir.
Gündemde;
a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması
b) Müdür ve müdürler kurulu tarafından hazırlanan faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi
c) Şirket denetime tabi ise denetçi raporlarının okunması
d) Müdürlerin ibrası
e) Kârın kullanım şeklinin ve dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesi
f) Müdürlerin ücretlerinin belirlenmesi
g) Görev süreleri sona ermiş olan müdürlerin seçilmesi
h) Şirket denetime tabi ise denetçinin seçimi yer almalıdır.
2) Hazır bulunanlar listesinin hazırlanması
Genel kurul toplantısına katılacak olanları gösteren bir liste şirket müdürü veya müdürler kurulu tarafından hazırlanacaktır. Hazır bulunanlar listesi pay defteri dikkate alınarak hazırlanmalıdır. Listede şirket ortaklarının ad, soyadları veya ünvanları, adresleri, sermaye miktarları, payların itibari değerleri, şirketin esas sermayesi ile ödenmiş sermayesi, toplantıya aslen veya temsil yoluyla katılacakların imza yerleri yer almalıdır.
3) Finansal tabloların ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanması
Limited Şirketlerde finansal tabloları hazırlama görevi müdür veya müdürler kuruluna aittir. Bu itibarla, geçmiş hesap dönemine ait finansal tablolar ve ekleri bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk iki ayı içerisinde hazırlanmalı ve genel kurulun onayına sunulmalıdır.
Yıllık faaliyet raporunda;
- Şirketin o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumunu, doğru, eksiksiz gerçeğe uygun bir şekilde yansıtılmalıdır.
- Şirketin finansal durumu finansal tablolara göre değerlendirilmelidir.
- Şirketin gelişmesine ve karşılaşılması muhtemel risklere yer verilmelidir.
- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından düzenlenmiş olan “Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca yıllık faaliyet raporu aşağıda yer alan bölümlerden oluşmaktadır;
- Genel bilgiler
- Müdürler ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar
- Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları
- Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler
- Finansal durum
- Riskler ve değerlendirilmesi
- Diğer hususlar
4) Denetçi raporunun hazırlanması (varsa)
Şirket denetime tabi ise denetçi veya denetçiler tarafından hazırlanan denetim raporu genel kurul tarafından onaylanır.
Ticaret sicil müdürlükleri tarafından talep edilebilecek belgeler
Ticaret sicil müdürlükleri tarafından talep edilen belgeler;
- Dilekçe (şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı, vekaleten imzalanmış ise vekaletin aslı veya onaylı sureti eklenmeli, ekindeki evrak dökümünü içermelidir),
- Noter onaylı Genel Kurul kararı,
- Hazır bulunanlar cetveli.
Tescil ve ilan
Genel Kurul kararlarının Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine yazılması, imzalanması ve noter tarafından tasdik edilmesini müteakip ve her halükarda genel kurul tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde şirket merkezinin bağlı bulunduğu ticaret sicil müdürlüğü nezdinde tescil ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmesi gerekmektedir.
Ali Özdoğru, Kurumsal Hizmetler Lideri
Kaynaklar;
- Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılmış olan Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları
- TTK
- Deloitte Genel-Kurul-Toplantilari-TTK-Bulteni
Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti./Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.