SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNA VERİLMESİ GEREKEN EKSİK GÜN BELGELERİ
A- ÜCRETSİZ VEYA AYLIKSIZ İZİN BELGESİ
Ücretsiz veya aylıksız izin ile ilgili 4857 sayılı İş Kanunu’nda(3) herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Fakat bazı maddelerinde ücretsiz izin olduğu anlaşılan izinlerden bahsedilmektedir. Bu sebeple Kurum ücretsiz izin belgesinde istenilen şekil şartını kendisi belirlemektedir. İşveren eksik gün nedeni olan, sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesini aylık prim ve hizmet belgesi ile birlikte ve süresinde Kuruma vermek zorundadır. Yönetmelik değişikliği öncesi izin belgesinde işçi ve işverenin imzasını taşıma şartı aranmamaktaydı.
B- KISMİ SÜRELİ ÇALIŞMA SÖZLEŞMESİ
İş Kanunu’nun 13. maddesine göre, işçinin normal haftalık çalışma süresinin, tam süreli iş sözleşmesiyle çalışan emsal işçiye göre önemli ölçüde daha az belirlenmesi durumunda sözleşme kısmi süreli iş sözleşmesidir. Tam süreli işçinin çalışma süresi haftalık en fazla 45 saattir ve bu sürenin altında geçen çalışmalar kısmi süreli çalışma sayılır. 5510 sayılı Kanun’un 80. maddesi birinci fıkrası (h) bendine göre kısmi süreli iş sözleşmesinin işçi ve işveren arasında yazılı olarak yapılmış olması şartı ile prime esas kazançta kısmi çalışma olarak kabul edileceği belirtilmektedir. Yönetmelikte aylık verilecek bildirge ile eksik çalışma bulunduğuna dair kısmi süreli iş sözleşmesinin aynı süre içerisinde verilmesi gerektiği hükmü yer almaktadır.
C- PUANTAJ KAYITLARI
Puantaj, bir işletmede çalışanların saat ya da gün bazında çalışma sürelerinin kayıt altında tutulması ve raporlanmasıdır. Farklı sektörlerde farklı şekillerde kullanılan puantaj, temel olarak mesainin saat üzerinden hesaplanmasıdır. Buna dair Kuruma eksik gün bildirilmesi halinde, bu kayıtlarda sigortalının imzasının bulunması zorunludur.
D- İŞE DEVAMSIZLIK BELGESİ
Mazeretsiz olarak işe gelmeyen işçiye işverenin ücret ödeme yükümlülüğü bulunmamakta, ücret ödenmediği içim prime esas kazanca bu süreler dâhil edilmemektedir. İşveren tarafından usulüne uygun düzenlenmiş devamsızlık belgeleri, aylık prim ve hizmet belgesi ile birlikte Kuruma verilmek zorundadır.
E-SÖZLEŞME FESİH TARİHİNİ BELİRTEN BELGE
İş sözleşmesi, işçi ve işveren tarafından Kanun’dan doğan haklarını kullanarak ya da tazminat ödemeye mahkum edilerek feshedilebilir. Eksik gün bildirimi açısından iş sözleşmesinin hangi sebeple fesih edildiğinden ziyade fesih tarihinde işçinin fiilen çalışmasının söz konusu olamadığının kanıtlanması gerekmektedir. İşveren fesih tarihinde işçinin çalışmasının bulunmadığına dair belgeyi Kuruma ilgili ay bildirgesi ile süresinde ibraz etmek zorundadır.
III- KURUMA VERİLMESİ ZORUNLU OLMAYAN EKSİK GÜN BELGELERİ
A- İSTİRAHATLİ OLDUĞUNU BELİRTEN RAPOR
5510 sayılı Kanun’un 4. maddesinin birinci fıkrası kapsamında bulunan sigortalılar iş kazası ve meslek hastalığı, maddenin (a) bendi ve 5. madde kapsamında olanlar hastalık; 4. maddenin birinci fıkrasının (a) bendine ve (b) bendinin ilgili bentlerine tabi sigortalıların doğum yapmaları halinde, sağlık hizmeti sunucularından istirahat raporu alınabilmektedir. Bu raporlara istinaden Kurum istirahatlı olduğu sürelerin bazen tamamını bazen Kanun’da geçen süreler için sigortalıya geçici iş göremezlik ödeneği ödemektedir.
Eksik gün bildirimine dair değinmiş olduğumuz raporların yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış olması halinde raporların istenilmesi halinde ibrazı için saklanması gerekmektedir.
B- DİSİPLİN CEZASINA VE GÖZALTINA ALINDIĞINA DAİR BELGE
İşveren tarafından işçinin ilgili olduğu ayda gözaltına alındığını veya tutuklu olduğunu bu sebeple o ay içerisinde yapılan eksik gün bildirimine sadece bu bilginin eklenmesi yeterli olacaktır. Ayrıca işçiye disiplin cezası verilmesi halinde de yönetmelik değişikliği ile işçiye tebliğ şartı getirilmiştir. Buna istinaden Tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belgenin ve gözaltı veya tutuklu olduğuna dair belgenin istenilmesi halinde ibrazı için saklanması gerekmektedir.
C- İŞYERİ FAALİYETİNİN DURDUĞUNA DAİR BELGE
Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmi makamlardan alınan yazı örneği eksik çalışmaya ilişkin belgelerdir. Bu belgenin aylık prim ve hizmet belgesi ile Kuruma verilmesinde bir zorunluluk bulunmamakla birlikte, istenilmesi halinde ibraz edilmek kaydıyla saklanılmalıdır.
D- KISA ÇALIŞMA VE YARIM ÇALIŞMA ÖDENEĞİ
Kısa çalışma ve yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmi makamlardan alınan belgelerde eksik çalışmanın kanıtı belgeler arasında geçmektedir. Buna dair bildirim Kuruma ilgili kodun aylık prim ve hizmet belgesinden seçilerek yapılması yeterlidir. Bu belgeler sadece Kurum tarafından istenildiğinde ibraz edilmek zorundadır.
E- İSG-KATİP PROGRAMINDAN ALINAN BELGELER
İş sağlığı ve güvenliği kayıt, takip ve izleme programı üzerinden alınan sözleşmelerin de sigortalıların eksik çalıştığını belirten belgeler niteliğinde olması sebebiyle işverenler tarafından Kurumca istenildiğinde ibrazı açısından saklanılması gerekmektedir.
EKSİK GÜN BELGESİNİ VERME YÜKÜMLÜLÜĞÜ ve YAPTIRIMI
Eksik gün bildirimi Kurum tarafından belirlenen matbu bir formla yani Ek-10 formu doldurularak yapılır. Eksik gün nedenlerine ilişkin belgeler ise Ek-10 formunun ekinde sunulur. Eksik gün bildirimi yapma yükümlülüğü sadece 10'dan az çalışanı olan işyerleri için geçerlidir. İşyerinde çalışan sigortalı sayısı 10 ve üzerinde ise 13. fıkrada geçen belgelerin Kurum tarafından istenilmesi halinde ibrazı için saklanılması gerekmektedir.
İşverenler tarafından eksik gün bildirimine dair belgelerin saklanması gerektiği halde Kurum tarafından istenilmesi halinde ibraz edilememesi durumunda, 5510 sayılı Kanun’un 86. maddesi beşinci fıkrasına göre işlem yapılacaktır. Buna göre, ilgili ayda 30 günden az olan yani eksik bildirilen gün ve kazançlara istinaden aylık prim ve hizmet belgeleri re’sen düzenlenerek, aylık asgari ücretin iki katını geçmemek kaydıyla her bir ek belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanması gerekecektir. Ahmet ÖZCAN Yaklaşım / Nisan 2018 / Sayı: 304