Beyan sisteminde defter ve belgeler önemli. Gelir üzerinden hesaplanan vergilerde tutulan defter ve belgeler dikkate alınarak beyan edilecek vergi matrahı hesaplanıyor. Katma değer vergisinde de aynı esas geçerli. Ödenecek katma değer vergisinin hesaplanmasında defterlere kaydedilen ve belgelenen tutarlar dikkate alınıyor.

Vergi denetimi de esas olarak defter ve belgeler esas alınarak yapılıyor. Sonuçta defter ve belgelerin yasal düzenlemelere uygun olarak tutulması, saklanması ve istendiğinde ibrazı, sonuçları itibariyle önemli.

Kâğıt ortamında tutulan yasal defterlerin ve düzenlenen ve alınan belgelerin muhafaza ve ibrazıyla ilgili oldukça fazla deneyim ve birikim var. Ancak yakın zamanda uygulamaya başlanan e-Defter ve e-Fatura uygulamasında henüz yolun başındayız. Bunların muhafazası ve ibrazında bir sorun yaşandığında nelerle karşılaşacağımızı net olarak göremeyebiliriz. Özellikle son zamanlarda sıklıkla yaşanan siber saldırılar nedeniyle konu oldukça sıcak.

Konunun bütününü görebilmek adına, bu makalede defter ve belgelerin zayi olması ve bu nedenle ibraz edilememesi durumunu özetlemeye çalışacağım. e-Defter ve e-Fatura için konu bir sonraki makaleye.

Defter ve belgelerin saklama ve ibraz zorunluluğu

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre, defter ve belgelerin beş yıl süreyle muhafaza edilmesi ve istendiğinde ibraz edilmesi zorunlu.

Herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın defter ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda; özel usulsüzlük cezası, gelir/kurumlar vergisi ve katma değer vergisi matrahlarının re’sen takdir edilmesi ve indirim konusu yapılan katma değer vergilerinin reddedilmesi ile karşılaşılması olası. Defter ve belgelerin gizlenmesi ayrıca yargılamayı gerektiren bir suç. Ancak, defter ve belgelerin, mücbir sebeplerle ibraz edilememesi durumunda, defter ve belgelerin gizlenmesi suçu söz konusu olmuyor.

Defter ve belgeler mücbir sebep hali nedeniyle zayi olmuşsa, VUK’un 373. maddesi gereğince, vergi cezası kesilmiyor. Mücbir sebep halinin varlığı, başta ihracatta vergi iadesi olmak üzere bir çok durumda farklı uygulamaya neden oluyor.

Defter ve belgelerin ibraz edilememe nedeninin mücbir sebebe dayanıp dayanmadığı, sonuçları itibariyle oldukça farklı.

Defter ve belgelerin zayi olması hangi durumlarda mücbir sebep sayılır?

Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler sonucu veya sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkmış bulunması mücbir sebep hali olarak kabul ediliyor.

Defter ve belgelerin sahibinin iradesi dışında elden çıkmış olup olmadığı önemli. Örneğin, defter ve belgelerin sel felaketi nedeniyle kaybolduğunu mahkeme kararı ile ispat eden kişinin durumu mücbir sebep olarak kabul ediliyor. Ancak yıktırılacağı önceden haber verilen binada, defter ve belgelerin yıkımda kaybolduğu iddiası mücbir sebep halinin varlığının belirlenmesinde kabul edilmeyebiliyor.

Defter ve belgeler zayi olursa ne yapmak gerekir?

Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinde, saklamakla yükümlü olunan defter be belgelerin; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğraması halinde, öğrenildiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden bir belge istenebileceği, bu davanın hasımsız açılacağı, mahkemenin gerekli gördüğü delillerin toplanmasını emredebileceği hükmü yer alıyor.

Böyle bir durumda, olayı tevsik eden belgelerle (itfaiye raporu, polis tutanağı, vb belgelerle) birlikte yetkili mahkemeye başvurulması ve zayi belgesi alınması gerekiyor. Zayi belgesi talebi, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi’nden isteniyor. 15 günlük süre hak düşürücü süre niteliğinde. Başvurunun bu süre içinde yapılması gerekiyor. Süresinde başvurulmazsa davanın süre yönünden reddedilmesi söz konusu.

Mahkeme kararı yeterli mi?

Defter ve belgelerin yok olmasında mahkeme kararı önemli olmakla birlikte yeterli olmayabilir. Olayın gerektiği gibi belgelendirilmesi de önemli. Geçmişte, sadece mükellef ifade ve beyanına dayanılarak zayi belgesi verildiği bir durumda Danıştay, hırsızlık olayını mücbir sebep olarak kabul etmemiş. Bu nedenle defter ve belgelerin yok olduğunun gerekli belgelerle tevsiki ve ayrıca mahkeme kararına bağlanması gerekiyor.

Sonuç olarak; Tutulan defterlerin ve düzenlenen/alınan belgelerin yasal düzenlemelere uygun olarak saklanması, istendiğinde ibraz edilmesi, mücbir sebeplerle ibraz edilemiyorsa; tevsik edici belgelerin toplanması ve bu belgelerle başvurarak zayi belgesi alınması gerekiyor.

e-defter ve elektronik belgelerin saklama ve ibraz zorunluluğu

Defter ve belgelerin saklanma ve istendiğinde ibraz etme yükümlülüğü elektronik defter ve belgeler için de geçerli. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar ile elektronik ortamda fatura düzenleyenler ve alanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü.

Kâğıt ortamındaki defter ve belgelerde olduğu gibi, e-defter ve e-faturaların herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi durumunda bunun çeşitli müeyyideleri ve sonuçları var. Kâğıt ortamında tutulan ve düzenlenen/alınan faturalardan bir farkı yok. Önceki makalede bunlara değinmiştim.

Diğer defterlerde olduğu gibi, e-defter ve e-faturaların ibraz edilememe nedeninin mücbir sebebe dayanıp dayanmadığı, sonuçları itibariyle oldukça farklı.

e-Defter ve belgelerin zayi olması hangi durumlarda mücbir sebep sayılır?

Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler sonucu veya sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve belgelerin elinden çıkmış bulunması mücbir sebep hali olarak kabul ediliyor. Bütün defterler ve belgeler için kural bu.

e-Defter ve e-Faturalar zayi olur mu, olursa ne yapmak gerekir?

Elektronik ortamda tutulan defterler ile düzenlenen ve alınan e-faturaların saklandığı donanımlar; tabi afetlerde yok olabilir, çalınabilir veya son zamanlarda sıklıkla karşılaşıldığı gibi siber saldırılara maruz kalarak ibraz edilemez duruma gelebilir. Ancak elektronik ortamdaki kayıt ve belgelerin yok olmasını kâğıt ortamındaki defter ve belgelerden farklı değerlendirmek gerekir. Gerekli önlemlerin alınması durumunda, elektronik defter ve belgelerin yok olması olasılığı kâğıt defter ve belgelere göre karşılaştırılamayacak kadar düşüktür. Zaten bu uygulamalara başlamadan önce her türlü önlemin alındığına, yok olacak kayıt ve belgelerin nasıl tekrar geri getirileceğine ilişkin senaryolar raporlanmakta ve taahhütler verilmektedir. Bu nedenle elektronik defter ve kayıtların bir şekilde yok olması durumunda zayi belgesi alınması ve mücbir sebep kapsamında işlem yapılmasında çeşitli zorluklar olabilir.

Ancak bütün önlemler alınmasına, farklı lokasyon ve ortamlarda yedeklenmesine rağmen, çok büyük bir afet veya siber saldırı nedeniyle elektronik kayıt ve belgeler yok olabilir. Genel bir afet durumunda zaten genel bir mücbir sebep ilan edileceğinden mücbir sebep hali konusunda sorun olmaz. Ancak önlenemez bir siber saldırı durumunda bunun uygun bir yöntemle tevsiki, rapora bağlanması ve zayi belgesi alınması gerekir.

e-Defter ve beratlarının zarar görmesi durumunda ne yapılabilir?

En yaygın karşılaşılan durum, bilgisayar sistemlerinde muhafaza edilen e-Defter ve beratlarının siber saldırı veya virüs gibi nedenlerle zarar görmesi halidir. Bu konuda ne yapılması gerektiğine ilişkin açık bir düzenleme yoktur. Gelir İdaresi Başkanlığı, mevcut beratların silinip defterlerin yeniden oluşturulup beratların e-defter uygulamasına gönderilebilmesi için izlenmesi gereken yolu özetle aşağıdaki şekilde açıklıyor.

Muhasebe programında kaydedilen muhasebe fişlerinde herhangi bir problem yoksa şu belgeler hazırlanıp Başkanlığa gönderilmelidir.

• Silme gerekçesinin ayrıntılı anlatıldığı bir dilekçe ile başvurulmalıdır.

• YMM tarafından hazırlanacak Özel Amaçlı Rapor Başkanlığa başvuruya eklenmelidir. Raporda en az şu bilgiler bulunmalıdır: Silinmesi istenen aya ait defterin ve yeniden oluşturulan defterin; borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numarası, hesaplanan KDV, indirilecek KDV, devreden KDV, ödenecek KDV.

YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.

Yine YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir:

KDV bakımından; yeni kayıtlarla önceden verilen beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca Ba ve Bs formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır.

Gelir vergisi stopajı - Sigorta primleri bakımından; zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin (matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir.

Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır. Ayrıca, silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç - bitiş numaraları eklenmelidir.

- Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum ile ilgili (virüs) durum tespit tutanağı alınmalıdır. Tespit tutanağında; incelenen diskin bilgileri, virüsün gerçekleştiği tarih, virüsün türü, işlem ile ilgili yapılan teknik çalışmalar ve işlemin sonucu belirtilmelidir. Recep Bıyık

https://www.dunya.com/kose-yazisi/e-defterleriniz-guvende-mi-1/382735

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.