213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 221 inci maddesinde yasal defterlerin tasdik ettirme zamanları belirtilmiştir. Buna göre;
1- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
2- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,
tasdik ettirilmesi mecburidir.
Anılan yasa hükümleri gereğince hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin 2018 yılında kullanacakları yasal defterleri en geç 02.01.2018 günü (sürenin son günü tatil gününe rastladığından) mesai saati bitimine kadar notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir.
Anonim Şirketler Tarafından Tasdik Ettirilmesi Zorunlu Defterler:
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
4- Damga Vergisi Defteri
5- Pay Defteri (TTK 64/4) (Kullanılmakta olan Pay Defteri yeterli yaprak bulunmak kaydıyla 2018 yılında da açılış onayı yapılmadan kullanılabilir.)
6- Yönetim Kurulu Karar Defteri (TTK 64/4)
7- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (TTK 64/4) (Kullanılmakta olan Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri yeterli yaprak bulunmak kaydıyla 2018 yılında da açılış onayı yapılmadan kullanılabilir.)
Otel işletmelerinde günlük müşteri listelerinin de notere tasdik ettirilmesi zorunludur.
Limited Şirketler Tarafından Tasdik Ettirilmesi Zorunlu Defterler:
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
4- Damga Vergisi Defteri
(Sürekli damga vergisi mükellefiyeti açtıran limited şirketlerin damga vergisi defterini de tasdik ettirmesi gerekmektedir.)
5- Pay Defteri (TTK 64/4)
(Kullanılmakta olan Pay Defteri yeterli yaprak bulunmak kaydıyla 2018 yılında da açılış onayı yapılmadan kullanılabilir.)
6- Müdür/Müdürler Kurulu Karar Defteri (TTK 64/4) (Kararlarını Genel kurul toplantı ve Müzakere Defterine alan Limited Şirketlerin tasdik ettirmesi zorunlu değildir.)
7- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (TTK 64/4)
(Kullanılmakta olan Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri yeterli yaprak bulunmak kaydıyla 2018 yılında da açılış onayı yapılmadan kullanılabilir.)
Otel işletmelerinde günlük müşteri listelerinin de notere tasdik ettirilmesi zorunludur.
Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Gelir Vergisi Mükellefleri Tarafından Tasdik Ettirilmesi Zorunlu Defterler:
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
“ŞAHIS ŞİRKETLERİ (KOLLEKTİF VE KOMANDİT ŞİRKETLER) YUKARIDAKİ DEFTERLERE İLAVE OLARAK GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ DE TASDİK ETTİRMEK ZORUNDADIR.”
Serbest Meslek Erbabı Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler:
1- Serbest Meslek Kazanç Defteri *
İşletme Hesabına Göre Defter Tutan Gelir Vergisi Mükellefleri Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler:
1- İşletme Defteri
Kooperatifler Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler :
1- Yevmiye Defteri
2- Defter-i Kebir
3- Envanter Defteri
4- Pay Defteri (TTK 64/4)
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri (TTK 64/4)
6- Genel kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (TTK 64/4)
Dernek ve Vakıfların İktisadi İşletmeleri Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler :
1- Yevmiye Defteri
2- Defteri Kebir
3- Envanter Defteri
Dernekler Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler:
İşletme Hesabı Esasında Defter Tutan Dernekler :
1- İşletme Defteri
2- Karar Defteri
3- Üye Kayıt Defteri
4- Evrak Kayıt Defteri
5- Demirbaş Defteri (Tutulması İsteğe Bağlı)
6- Alındı Belgesi Kayıt Defteri (Tutulması İsteğe Bağlı)
Bilanço Hesabı Esasında Defter Tutan Dernekler :
1- Yevmiye Defteri
2- Defteri Kebir
3- Karar Defteri
4- Üye Kayıt Defteri
5- Evrak Kayıt Defteri
6- Demirbaş Defteri (Tutulması İsteğe Bağlı)
7- Alındı Belgesi Kayıt Defteri (Tutulması İsteğe Bağlı)
Derneklerce tutulması zorunlu olan defterlerin dernekler biriminden veya noterden onaylı olması zorunludur. Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri beşyüzbin TL’yi (2016 yılı için 651.234 TL) aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar.
Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen haddin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler. İşletme hesabı esasına göre defter tutan dernekler, yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu karar ile bilanço esasına göre defter tutabilirler.
Vakıflar Tarafından Tasdik Ettirilmesi Gereken Defterler:
Yıllık geliri Vergi Usul Kanunu’nun 117 inci maddesinin birinci fıkrasının (2) bendinde yer alan ve her yıl Maliye Bakanlığınca belirlenen tutarın üzerinde bulunan vakıflar ile vergi muafiyeti, işletmesi, iştiraki, şube ve temsilciliği olan vakıfların bilanço esasına göre defter tutması zorunludur. Bunlar dışında kalan vakıflar ise işletme esasında defter tutabilirler.
İşletme Esasında Tutulacak Defterler:
1- İşletme Defteri
2- Karar Defteri
3- Bağış Makbuzu Kayıt Defteri
Bilanço Esasında Tutulacak Defterler :
1- Yevmiye Defteri
2- Defteri Kebir
3- Envanter
4- Karar Defteri
5- Bağış Makbuzu Kayıt Defteri
* 2017 yılında kullanmakta oldukları yasal defterlerini 2018 yılında da kullanmak isteyen mükelleflerin Vergi Usul Kanunu’nun 222 inci maddesi hükümlerine göre 2018 yılının Ocak ayı sonuna kadar defterlerine ara tasdik yaptırmaları gerekmektedir.
* Pay Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın defter bitene kadar kullanılmaya devam edilebilecektir.
* Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11’nci maddesinin 4’ncü bendine göre; “Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10’uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.”
Elektronik Defterlerin Açılış ve Kapanış Zamanı
Elektronik defterlerin (yevmiye ve defteri kebir) ait olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son günü saat 24:00’e kadar GIB sistemine yüklenmiş ve GIB onaylı beratlarının alınmış olması gerekmektedir. İlk aya ait defterlerin GIB sistemine yüklenmesi ve onaylı beratın alınması açılış onayı yerine geçmektedir. Faaliyet döneminin son ayına ait defterlerde ise, gerçek kişi mükelleflerde takip eden üçüncü ayın sonuna kadar GIB onaylı berat alınması zorunlu iken kurumlar vergisi mükellefleri için kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son günü saat 24:00’e kadar da son defterin sisteme yüklenme ve onaylı berat alma işleminin tamamlanmış olması gerekir. Faaliyet döneminin son ayına ait defterlerin GIB sistemine yüklenmesi ve onaylı beratın alınması ile kapanış tasdiki yapılmış sayılmaktadır.
Elektronik defter tutan mükellefler yevmiye ve defteri kebir dışındaki diğer tutulması zorunlu olan defterlerini süresinde notere tasdik ettirmek zorundadır.
Ticari Defterlerde Kapanış Tasdiki
* Limited Şirketlerde ayrı bir Müdür/Müdürler Kurulu Karar Defteri tutuluyor ise bu defterin her yıl kapanış tasdiklerinin, izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (31 Ocak 2018) notere yaptırılması zorunludur. Eğer Limited Şirketlerde ayrı bir Müdür/Müdürler Kurulu Karar Defteri tasdik ettirilmemiş ve kararlar Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine alınmış ise Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (31 Ocak 2018) kapanış tasdikinin notere yaptırılması zorunludur. Aksi halde idari para cezası ile karşılaşılacaktır.
* Anonim Şirketlerde Yönetim Kurulu Karar defterinin her yıl kapanış tasdiklerinin, izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (31 Ocak 2018) notere yaptırılması zorunludur. Aksi halde idari para cezası ile karşılaşılacaktır.
* Yevmiye Defterinin her yıl kapanış tasdiklerinin, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar ( 30 Haziran 2018 tarihi tatile rastladığı için 02.07.2018 tarihine kadar) notere yaptırılması zorunludur. Aksi halde idari para cezası ile karşılaşılacaktır.
* Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 24.10.2017 tarihinde internet sitesinde yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile de serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemine ilişkin düzenlemeler kamu oyunun görüşlerine açılmış olup, 2017 yılı içerisinde Tebliğ yayımlanması halinde (2018 yılı için uygulamaya konulması durumunda) konu edilen Defterler kayıtlarının elektronik ortamda tutulması gerekeceğinden, Tasdiki yapılmayacaktır.