Aralık ayı geldiğinde "hangi defterlerin tasdik ettirileceği" normal hesap dönemine tabi mükelleflerin aklına en sık takılan sorudur.

Öncelikle bir konunun altını çizelim, e-defter mükellefi veya kağıt deftere devam eden mükelleflerin hepsi defter tasdik ettirmekle yükümlü. Kimin hangi defterleri tasdik ettireceğini detaylı açıklayabilmek için öncelikle mükellefiyet durumuna göre defter durumlarını incelemek gerekir. Yasal defter tasdiki ile ilgili detaylara yakından bakalım…

GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİNİN TUTMAK ZORUNDA OLDUĞU DEFTERLER

BİLANÇO ESASINA GÖRE TUTULACAK DEFTERLER (GERÇEK KİŞİLER);

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri

KOLLEKTİF VE KOMANDİT ŞİRKETLER TARAFINDAN TUTULACAK DEFTERLER

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 5'nci maddesinin 2'nci bendine istinaden kolektif ve komandit şirketler yevmiye, kebir ve envanter defterlerine ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

İŞLETME ESASINA GÖRE TUTULACAK DEFTER

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in geçici 1'nci maddesine göregerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu'na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğ'de sayılan defterler yerine adı geçen kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler.

SERBEST MESLEK ERBABININ TUTACAĞI DEFTER

Serbest Meslek Kazanç Defteri

KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİNİN TUTMAK ZORUNDA OLDUĞU DEFTERLER

Anonim Şirketler, Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (Büyük Defter)
• Envanter Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar ile Anonim Şirketler)

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in geçici 3'ncü maddesine göre; mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ'de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

    * Listede diğer kazanç tipleri ve defterleri göz ardı edilmiştir.
  ** Zorunlu değildir, tutulursa tasdiki zorunludur
*** Sürekli D.V. Mükellefiyeti varsa tutulması ve tasdiki zorunludur.

Limited Şirketler Tarafından Tutulacak Defterler

• Yevmiye Defteri
• Defter-i Kebir (büyük defter)
• Envanter Defteri
• Pay Defteri
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
• Müdürler Kurulu Karar Defteri (Zorunlu değil)
• Damga Vergisi Defteri (Sürekli mükellefiyeti olanlar)

Limited şirketlerde de anonim şirketlerde olduğu gibimevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğ'de belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ayrıca limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebilir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ'in 11'nci maddesinin 4'ncü bendine göre; "Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10'uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez."

Dernek ve Vakıfların İktisadi İşletmeleri Tarafından Tutulacak Defterler

           a) Yevmiye Defteri

            b) Defteri Kebir

            c) Envanter Defteri

Ticari Defterler Tebliği 5'nci madde 4'ncü bendine göre, dernek ve vakıfların iktisadi işletmeleri aynı maddenin 1'nci bendindeki defterleri tutarlar.

DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI

Defterlerin tasdik zamanları hem 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 221'nci maddesinde hem de 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 64'üncü maddesinde belirtilmiştir.

Buna göre defter tasdikleri:

• Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
• Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
• Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
• Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce,

yaptırılmalıdır.

ELEKTRONİK DEFTERLERİN AÇILIŞ VE KAPANIŞ ZAMANI

Elektronik defter mükellefleri, hem yevmiye defteri hem de büyük defter (defter-i kebir) için zamanında mükellefiyetlerini başlatmış olmak zorundadırlar.

Elektronik defterlerin, ait olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son günü saat 24:00'e kadar GIB sistemine yüklenmiş ve GIB onaylı beratlarının alınmış olması gerekmektedir. İlk aya ait defter transferi açılış onayı yerine geçmektedir. Son aya ait defter ise gerçek kişi mükelleflerde son ay defteri için de takip eden üçüncü ayın sonuna kadar GIB onaylı berat alınması zorunlu iken kurumlar vergisi mükellefleri için kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son günü saat 24:00'e kadar da son defterin sisteme yüklenme ve onaylı berat alma işleminin tamamlanmış olması gerekir. Böylece son ay defterinin transferi ile kapanış tasdiki tamamlanmış olur.

Diğer tutulması, açılış, kapanış tasdiklerinin yapılması zorunlu defterler konusunda ise e-defter mükellefleri eski sistem devam etmek, zamanında noter tasdiklerini yaptırmak zorundadırlar.

KAPANIŞ ONAYI YAPILACAK DEFTERLER

• Yevmiye Defteri: İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yevmiye defterininkapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır. E-Defter mükellefleri ise son aya ait defterlerini sisteme zamanında yüklediklerinde kapanış onay yükümlülüğünü yerine getirmiş olacaklar.
• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri: İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar anonim şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı (tasdiki) yaptırılmalıdır.

Bu defterler dışındaki defterlerin kapanış tasdiki zorunluluğu bulunmamaktadır. Zorunlu olmamakla birlikte notere gidip talep edilirse zaman zaman diğer defterlerin de kapanış onaylarının yapıldığı gözlemlenmektedir.

Onay Yenileme (Ara Tasdik)

Kapanış onayı (tasdik) yapılması gereken defterler ile açılış onayı (tasdik) yapılması gereken defterlerden yeterli sayfası olanlar mali hesap dönemlerinin ilk ayı içerisinde onay yenileme (ara tasdik) yapabilirler. Onay yenileme yapılabilecek defterler:

• İşletme defteri,
• Serbest meslek kazanç defteri,
• Yevmiye defteri,
• Defteri kebir,
• Envanter defteri
• Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Damga Vergisi Defteri
  

SONUÇ OLARAK…

e-Defter mükellefleri, yevmiye defteri ve defter-i kebir için, mükellefiyet başvurusunu zamanında yapmış olmak koşuluyla, bu iki elektronik defteri açılış ve kapanış tasdik ettirmemekle birlikte diğer defterlerin tamamını kağıt ortamda tutmak, tasdik ettirmek, kapanışı yapılması gerekenlerin de kapanışlarını yaptırmak zorundadırlar. e-Defter mükellefi olmayanlar için geçen seneden farklı bir durum yoktur. Mükellefler hesap dönemlerine göre bir önceki hesap dönemlerinin son ayında takip eden yıla ilişkin açılış onayına tabi defterlerin açılış işlemini, onay yenilemeye tabi defterler için hesap dönemi ilk ayında ara tasdik (onay yenileme) işlemlerini, takip eden 6'ncı ayın sonuna kadar yevmiye defteri kapanış işlemlerini yapmak zorundadırlar. Ayrıca Anonim Şirketler yönetim kurulu karar defterlerinin açılış tasdikini diğer defterler ile aynı zamanda yaptırmalı, takip eden yılın ilk ayında kapanış veya ara tasdik yaptırmalıdırlar. Ancak şirketler, ilgili hesap döneminin son ayında defterinde ara tasdik yaptırmaya yetecek kadar sayfası olup olmadığını kontrol etmeyi unutmamalı; yeterli sayfa yoksa, mali yılın son ayı içerisinde yeni dönemde kullanacağı defterin açılış tasdikini yaptırmalıdır. Bahadır Dinçyürek/KPMG

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.