e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, e-Bilet derken hayatımızdaki elektronik evrak sayısı giderek artmakta… Aklımıza takılan soru:” e-Fatura mükellefi mi olmak daha iyi, yoksa e-Arşiv mükellefi mi?” Bu uygulamaların iş hayatına etkilerini inceleyerek, hayatımızı hangisinin daha kolay hale getirebileceğini ele alalım.

Elektronik Evrakla  Nasıl Tanıştık?

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) ile hayatımıza ilk girişini yapan elektronik uygulamaları 2008 yılında birkaç firma kullanmaya başlamıştı. Bu firmalar -biri hariç- telefon operatörü olduğundan bir şekilde evinde, işinde, cebinde telefon olan herkes sessiz sedasız elektronik fatura denemelerine başladı. Telefon operatörlerinin basılı fatura yerine e-posta ile fatura gönderme çabaları pek de yabancı gelmeyecektir.
 

Elektronik Evrakın Faydası Ne?

Kağıt faturaya alışıldığından, faturalar e-posta ile gelse bile muhasebe kaydı için yine fatura basmaya devam edildi. Bu durumda birçok kişi “Ne anladık faturanın e-posta ile gelmesinden?” serzenişinde bulundu. e-Posta ile gelen faturaların yazıcıdan alınan çıktıları orijinal haline de pek benzemiyordu. Bu nedenle bazı firmalar tarafından pek sıcak karşılanmadı.
 

Nihai tüketicilerin ise fatura basmaya ihtiyacı yoktu. Bilgisayardan, cepten, tabletten, e-postalarına nereden ulaşırlarsa faturalarını zaten görebiliyorlardı. İlk başlarda e-posta iletimindeki aksaklıkları saymazsak, nihai tüketiciler tarafından kabul görmesi daha kolay olmuştu.

Peki, EFKS ile fatura düzenleyen firmalara bir katkısı var mıydı? Aşağıda sıralayacağımız avantajlar sebebiyle bu firmalar söz konusu sisteme geçmeye zaten hazırdı.  Avantajları sıralamadan önce,  TÜİK verilerine göre 2008 yılındaki abone sayılarına göz atalım:

Toplam abonelik 2008 yılında 89 milyona; 2015 yılında ise  133,7 milyona ulaştı.

Uygulamanın sağladığı avantajlara bakarsak; 89 milyon abone için fatura basma zahmeti sona erdi.  Böylelikle 89 milyon basılı faturayı zarflama ve postalama ihtiyacı da ortadan kalkmış oldu. Bu kadar fatura ve zarf için daha az kağıt kullanarak doğaya da faydamız oldu. Zira, her bir faturanın birden fazla sayfası, her sayfanın da birden fazla kopyası olacaktı.   Satıcıda kalan kopyaların arşivleme maliyeti de elektronik arşivlemeye dönüşmeye başladı.

Elbette operatörler bu sisteme bedava geçmediler. Ciddi bir alt yapı, IT çalışması yapıldı; aboneleri alıştıkları kağıtlardan elektronik faturalara geçirmek için ciddi çaba sarf edildi, kampanyalar yapıldı, ücretsiz konuşma  ve internet kullanım paketleri sunuldu. Sadece sefasını değil cefasını da gördüler, haklarını teslim edelim.

Yeni Nesil Elektronik Evrakın Hayatımıza Girişi

EFKS sisteminin yanında, bir baktık elektronik uçak biletleri kullanmaya başlamışız. Bu kolaylıkla birlikte bir süre sonra kağıt biletleri de unuttuk. Sonraki aşamada yeni nesil diyebileceğimiz elektronik belgeler, yani e-Defter, e-Fatura, iş hayatına hızlı bir giriş yaptı. İlk kullanıcı olanlar bu işten pek de hoşnut olmamışlardı ama mecburen alıştılar. Zira, bazı firmaların defterleri 500-1000 sayfa ile sınırlı iken; bazı firmalar senede birkaç yüz bin sayfa defter basmak durumunda kalıyorlardı.

e-Defter sistemine dahil olan firmalar yevmiye ve kebir defteri bastırmaktan kurtuldu. e-Fatura kullanmaya başlayanlar e-fatura mükelleflerine kağıt fatura göndermez oldu. Hem kağıt tasarrufu sağlandı, hem de kargo ve arşivleme masrafları azaldı.

e-Arşiv Bir Arşivleme Hizmeti mi?

e-Arşiv, e-Defter ve e-Faturadan sonra duyuldu. Doğal olarak akıllarda arşivleme hizmeti algısı oluşturdu. Oysa, bunun da e-Fatura sisteminin bir adım ileri hali olduğunu söylemek mümkün.

e-Arşiv mükellefleri aynı zamanda e-Fatura mükellefi olmak zorundalar. e-Fatura mükelleflerinin yapması gereken işlemleri yapmakla birlikte; e-Arşiv mükellefleri herkese GIB sistemi üzerinden fatura oluşturuyor. e-Arşiv sistemi, önceden basılı kağıt fatura kullanımını tamamen ortadan kaldıran bir sistem. “İstisnalar kaideyi bozmaz” diyelim, olası sistem arızalarında kullanmak üzere yeteri kadar kağıt fatura bulundurma zorunluluğu devam ediyor.

e-Arşiv mükellefleri nihai tüketicilere de elektronik fatura düzenliyorlar. Aklınızdan “Telefon operatörleri de aynı şekilde fatura düzenlemiyor muydu?” sorusu geçmiş olabilir. Telefon operatörleri EFKS ile başlayan sistemlerinde e-faturaya ön ayak oldular, sonrasında e-arşiv imkanı çıkınca EFKS ile daha uyumlu olan e-arşiv fatura sistemine dahil oldular. Belki de çoktan fark ettiniz, telefon faturalarınızın üzerinde “e-Arşiv Fatura” yazıyor.

E-arşiv sisteminin avantajları neler?

e-Arşiv mükellefleri e-fatura mükelleflerinden farklı olarak tüm faturalarını elektronik olarak düzenlemekte, alıcı basılı fatura talep etmediği sürece faturayı kağıda basma ihtiyacı duymamaktalar. İrsaliye konusunu bu değerlendirmenin dışında tutuyoruz.

e-Arşiv mükelleflerinin önceden basılı fatura temin etme, bunları saklama sorumluluğundan; boş faturalarının kaybolması ve çalınması risklerinden kurtulduklarını söyleyebiliriz. Öyle ise, şubeleri olan ve her şubesinde fatura kesilen işletmeleri düşündüğümüzde bu faturaların basılma, taşınma, saklanma sıkıntılarından kurtaracak e-arşiv sistemine geçmenin faydalı olacağını söylemek pek de yanlış olmayacaktır. Zorlukları yok mu? Faturaların tek merkez üzerinden düzenleniyor olması şubeler için sıkıntı yaratacak gibi düşünülse de, perakende satışlarda özellikle giyim mağazalarının bu işleri gayet başarılı yönettiğini söyleyebiliriz.

Sadece faturaların kaybolma riski bile kanaatimizce e-arşiv sistemine geçmeyi teşvik edecek bir durum. Özellikle; şubeleri olan, günde onlarca hatta yüzlerce fatura kesen işletmelerin zaten e-fatura sistemine geçmiş olduklarını tahmin etmek zor değil. e-Fatura sistemi için zaten bir masraf yapmışken e-arşiv sistemine geçmek onlar için pek de yorucu olmayacaktır. Böylece faturaları basmak, kağıt kopyalarını saklamak, faturaları zarflamak, postalamak, kaybolma riskini hep sırtlarında taşımak zorunda kalmayacaklar. 

Hali hazırda e-fatura mükellefi olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak e-arşiv fatura sistemini kullanmayı tercih edebilir, gerekli başvuru süreçleri ve bilgi teknolojileri yatırımlarını yaparak bu sistemi kullanmaya başlayabilirler.

Sonuç olarak, firmaların ihtiyaçları farklılık göstermekle birlikte; özellikle hali hazırda e-fatura mükellefi olan ve aynı zamanda yoğun şekilde kağıt fatura kullanmaya da devam eden firmalar için e-arşiv sistemi oldukça avantajlı görünmektedir. Diğer firmalar için ilk yatırım maliyeti biraz yüksek gelebilir. Yine de, e-arşiv fatura sisteminin sağlayacağı avantajları değerlendirmelerini tavsiye ediyoruz. Bahadır Dinçyürek/ http://www.kpmgvergi.com

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti /Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.