Son yıllarda hayatımıza giren e-defter, e-fatura, e-arşiv gibi elektronik uygulamalara rağmen defter ve belgelerin saklanması halen uygulamada ve gündemimizde olan bir konu. Elektronik uygulamalar şirketlerin sadece arşivleme, noter, kırtasiye gibi masraflarının azaltmakla kalmıyor, aynı zamanda hem kullanıcıların hem de kamu idaresinin defter ve belgeler üzerinde yapacakları incelemeleri, bu belgelere ulaşım hızını da pozitif yönde etkiliyor. Muhasebe ve vergi sistemimizdeki bu dönüşüm çabalarına rağmen, tüm süreçlerin elektronik ortama taşınması konusunda daha alacağımız uzun bir yol var gibi görünüyor. Bu fırsatla, defter ve belgelerin saklanmasıyla ilgili ticaret ve vergi kanunlarımızda yer alan düzenlemeleri tekrar hatırlayalım ve zaman zaman karşılaşabildiğimiz çelişkili durumlara göz atalım. 

VERGİ USUL VE TİCARET KANUNLARI NE DİYOR?

Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 253. maddesine göre aynı Kanun’un 172. maddesinde açıklanan defter tutmak mecburiyetinde olan gerçek ve tüzel kişiler, tuttukları yasal defterleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 (beş) yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren 5 yıldır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 82. maddesine göre ise, her tacir defter ve belgelerini 10 yıl süre ile muhafaza etmek zorundadır. VUK’ taki 5 yıllık saklama süresi, Kanun’daki zamanaşımı süresi olan 5 yıl ile uyumlu haldedir. Ancak şu bir gerçek ki, şirketlerin kamu idaresine karşı sorumluluğu ve bilgi verme yükümlülüğü vergi idaresi ile sınırlı değildir. TTK’ ya göre defter ve belgelerin saklanma ve ibraz yükümlülüğü bir başka kamu idaresi olan Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na karşı olan bir yükümlülüktür. Nitekim TTK’ nın 562. maddesindeki ceza hükümlerine göre, defter ve belgeleri tutmak ve muhafaza etmekle ilgili yükümlüklerini yerine getirmeyenler, 200 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılırlar. Öte yandan ticari davalarda delil niteliği taşıması nedeniyle defterlerin muhafazası son derece önem taşımaktadır. Pek tabii ki, defterlerin delil niteliğinde olması için Ticaret Kanunu ve Yönetmeliklerinde belirtilen defterlerin açılış ve kapanış tasdikleriyle ilgili yükümlülüklerin de yerine getirilmiş olması gerekir. Bu nedenle uygulamada şirketler tüm defter ve belgelerini 10 yıl süreyle muhafaza etmektedirler.

TTK’ DAKİ 10 YILLIK SÜRE DE TAMAMLANDIKTAN SONRA  DEFTER VE BELGELERİMİZİ İMHA EDEBİLİR MİYİZ?

Özellikle 21. yüzyıldaki teknolojik gelişmelerle birlikte, şirketler çeşitli muhasebe yazılımları kullanarak defterlerini VUK ve TTK hükümlerine göre oluşturuyorlar. Defterlerinde geçmiş yıllara ait bir bilgi aramak durumunda kaldıklarında, basılı defterlere başvurmak yerine muhasebe programlarında tutulan elektronik ortamdaki bilgilere kolayca ulaşabiliyor ve bilgi ihtiyaçlarını karşılayabiliyorlar. Ancak, söz konusu Kamu İdaresi’ne sunulacak bir bilgi ve belge ise, VUK ve TTK hükümlerine göre tutulmuş, açılış ve kapanış tasdikleri yapılmış defterlerin kamu idaresine  sunulması gerekmektedir. Her ne kadar TTK, defter ve belgelerin muhafazasıyla ilgili 10 yıllık süreyi belirlemiş olsa da, zaman zaman şirketlerin 10 yıldan eski defterler ve belgelerine, kanuni saklama süreleri dolmuş olmasına rağmen, başvurma ihtiyacı doğabilmektedir.

Bir örnek vermek gerekirse; şirketler ticari hayatları boyunca sermaye artışı yapma ihtiyacı duyabilirler. Sermaye artışı sürecinde, ticaret siciline sunulması gereken evraklardan bir tanesi de Sermayenin Ödendiğinin Tespiti (SÖT) Raporu’dur. Bu rapor, 3568 sayılı Kanunu’na göre meslek icrasına hak kazanan SMMM veya YMM’lerce hazırlanır. SMMM veya YMM, bu raporu hazırlarken şirketin mevcut sermayesinin ödendiği hususuyla ilgili bir tespitte bulunur. Bu tespit yapılırken  yasal dayanak olarak şirketin defterleri, kayıtları ve mevcut sermayenin ödendiğine dair banka dekontlarına ihtiyaç duyulacaktır. Bu durumda 11 yıl önce kurulan ve  sermayesinin tamamı kuruluş esnasında ödenen bir şirket için bu durum sıkıntı yaratabilecektir.

Sonuç olarak, mevzuatımızda çok daha geniş kapsamlı düzenlemeler yapılmadığı, birbiriyle ilişkili olan uygulamalar en detaylı şekilde düşünülerek aralarında uyum sağlanamadığı sürece, defter ve belgelerini aradan 20-30 yıl geçse de ihtiyatlılık gereği muhafaza etmek zorunda kalan mükellefleri  görmeye devam edeceğiz gibi görünüyor. Emre Ilgaz  http://www.kpmgvergi.com

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti /Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.