Genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri

Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri belirlenmiş ve bu düzenleme ile genel kurul ile yönetim kurulu arasındaki yetki ayrımı daha sağlıklı hale getirilmiştir.

Genel Kurul anonim şirket pay sahiplerinin katılımıyla oluşan ve yönetim kurulu üyelerinin seçimi, görevden alınmaları, ibraları ve kârın dağıtımı, şirket sözleşmesinin değiştirilmesi, sermayenin artırılması, azaltılması, şirket finansal tabloları ile yıllık faaliyet raporunun onaylanması gibi kanunla sadece kendisine tanınmış olan konularda karar alan organdır.

Genel Kurulun Kanunen Devredilmez Görev ve Yetkileri (TTK m. 408/2)

a) Esas sözleşmenin değiştirilmesi

b) Yönetim Kurulu üyelerinin seçimi, süreleri, ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi, ibraları hakkında karar verilmesi ve görevden alınmaları,

c) Kanunda öngörülen istisnalar dışında denetçinin seçimi ve görevden alınmaları,

d) Finansal tablolara yönetim kurulunun yıllık raporuna, yıllık kâr üzerinde tasarrufa, kâr payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kara katılması dahil, kullanılmasına dair kararların alınması,

e) Kanunda öngörülen istisnalar dışında şirketin feshi,

f) Önemli miktarda şirket varlığının satışı.

Yukarıda sayılan yetkilerin şirketin yönetim kuruluna devri mümkün değildir.

Yukarıda sayılan devredilemez yetkilere ilaveten Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılmış olan Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile bu toplantılarda bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 30. Maddesi genel kurulun devredemeyeceği yetkilerini detaylandırmıştır.

Bunlar;

a)    Yönetim Kurulu üyelerinin üç yılı aşmamak üzere görev sürelerinin belirlenmesi,

b)    Her türlü tahvil, finansman bonoları, varlığa dayalı senetler, iskonto esası üzerine düzenlenenler de dahil, diğer borçlanma senetleri, alma ve değiştirme hakkını haiz senetler ile her çeşit menkul kıymetlerin çıkarılması veya bu hususta yönetim kuruluna yetki verilmesi,

c)    Birleşme, bölünme, tür değiştirme kararlarının alınması,

d)    Hâkimiyet sözleşmesinin onaylanması

e)    Genel Kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin iç yönetmeliğin onaylanması ve değiştirilmesi,

f)    Sermayenin azaltılması,

g)    Şirketin tescil tarihinden itibaren iki yıl içerisinde bir işletme veya ayının esas sermayenin onda birini aşan bir bedel karşılığında devralınmasına veya kiralanmasına ilişkin yapılmış sözleşmelerin onaylanması.

Bunlarla birlikte, TTK’ nın çeşitli hükümlerinde öngörülmüş bulunan devredilemez görevler ve yetkiler saklıdır.

Genel kurul toplantılarının türleri

Anonim şirketlerde genel kurul toplantıları olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde yapılır.

1) Olağan Genel Kurul Toplantıları

Olağan Genel Kurul toplantısı şirket organlarının seçimine, inansal tablolara, yıllık faaliyet raporuna, karın kullanım şekline, dağıtılacak kar ve kazanç paylarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin konularda görüşmek üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır.

2) Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları

Şirket için gerekli görülmesi veya zorunlu ve ivedi sebepler çıktığı takdirde yapılan ve gündemini toplantı yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu toplantılardır. Örneğin şirket için sermaye artırımına gidilmesinin gerekli görülmesi halinde olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmasına karar verilebilir.

Tek ortaklı anonim şirketlerde genel kurul

Tek ortaklı anonim şirketlerde, bu ortak genel kurulun tüm yetkilerine sahiptir. Tek ortağın genel kurul sıfatıyla alacağı kararların geçerlilik kazanabilmeleri için yazılı olmaları şarttır.

Olağan genel kurul toplantıları her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içerisinde ve  en az yılda bir kere yapılmalıdır. Eğer özel hesap dönemi söz konusu değil ise, hesap yılı Ocak ayının birinci günü başlar ve Aralık ayının 31. günü sona erer. Olağan genel kurul toplantısının bir sonraki yılın Mart ayı sonuna kadar yapılması gerekmektedir. Özel hesap dönemi söz konusu ise özel hesap döneminin sona erdiği tarihten itibaren üç ay içinde yapılmalıdır. www.ozdogrular.com

Olağan genel kurul toplantısının hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içerisinde yapılmaması halinde herhangi bir yaptırım öngörülmemektedir. Bu itibarla, olağan genel kurulun söz konusu üç aylık süre içerisinde yapılmaması bir iptal sebebi teşkil etmez.

Olağanüstü genel kurul toplantıları şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığı zamanlarda yapılır.

Genel kurul toplantıları şirket sözleşmesinde aksine hüküm olmadığı sürece şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içerisinde yapılır. Toplantının şirket merkezi dışında başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun şirket sözleşmesinde açıkça belirtilmiş olması gerekir.

Elektronik genel kurul

Genel kurulun elektronik ortamda yapılması TTK’nın 1527 maddesi uyarınca mümkün kılınmıştır. 28/8/2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümlerine tabidir. Anılan Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik hükümleri kıyasen uygulanır.

Genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

Pay sahiplerinin elektronik ortamda oy kullanabilmeleri için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması şarttır.

Elektronik ortamda genel kurul yapılması için yönetmelikte yer alan genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin sözleşme hükmü örneğini aynen şirket sözleşmelerine alınması gerekmektedir.

Genel kurulu kimler toplantıya çağırabilir?

Anonim şirketlerde genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkili olanlar TTK 410. Maddesi uyarınca yönetim kurulu, pay sahipleri, tasiye halinde tasiye kurulu, azlık ve mahkemedir. Bu durumda;

1)   Yönetim Kurulu:

Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu görev süreleri dolmuş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.

2)   Pay sahipleri:

Yönetim kurulunun devamlı olarak toplanamaması, toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması, şirket yönetim kurulunun olmaması durumlarında pay sahiplerinden biri mahkemeye müracaat edip izin almak suretiyle genel kurulu toplantıya çağırabilir.

3)   Azlık:

Kapalı şirketlerde şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde şirket sermayesinin en az yirmide birini oluşturan pay sahipleri “geciktirici sebepleri ve gündemi” yazılı olarak belirtmek koşuluyla yönetim kurulundan; genel kurulu toplantıya çağırmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise karara bağlanmasını istedikleri konuların gündeme konmasını isteyebilirler. Bununla birlikte esas sözleşmeye, çağrı hakkı daha az sayıda paya sahip pay sahiplerine çağrı hakkı tanınabilir. Azlığın talebi kabul edilirse genel kurul en geç 45 gün içinde yapılacak şekilde yönetim kurulu tarafından toplantıya çağırılır.www.ozdogrular.com

4)   Mahkeme:

Azlığın çağrı ve gündeme madde konulmasına ilişkin talepleri yönetim kurulu tarafından reddedildiği veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmediği takdirde, aynı pay sahipleri şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine başvurarak genel kurulun toplantıya çağrılmasını talep edebilirler.

5)   Tasfiye memurları:

Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya çağırabilir.

Çağrı ne zaman yapılır?

Genel kurul toplantıya çağrısı, ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılır.

Çağrı şirket esas sözleşmesinde belirtilen şekilde, internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler tarafından internet sitelerinde ve herhalde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan ile yapılır. Pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, toplantı günü ile gündem ve ilanın çıktığı veya çıkacağı gazeteler, iadeli taahhütlü mektupla bildirilir. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır.www.ozdogrular.com

Çağrısız genel kurul

Bütün pay sahipleri veya temsilcileri aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrı usulüne ilişkin hükümlere uymaksızın genel kurul olarak toplanabilirler. Bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Çağrısız yapılan genel kurulda gündeme oy birliği ile madde eklenebilir.

Genel kurul toplantısına kimler katılabilir?

Genel kurul toplantısına, yönetim kurulu tarafından düzenlenen “hazır bulunanlar listesi”nde adı bulunan pay sahipleri katılabilir. Hazır bulunanlar listesinde adı bulunan senede bağlanmamış payların, il muhaberlerin nama yazılı payların sahipleri ve Sermaye Piyasası Kanunu’nun 10/A maddesi uyarınca kayden izlenen pay sahipleri veya anılanların temsilcileri genel kurula katılır. Gerçek kişilerin kimlik göstermeleri, tüzel kişi temsilcilerinin ise vekaletname ibraz etmeleri şarttır. Hamiline yazılı pay senedi sahipleri, genel kurulun toplantı gününden en geç bir gün önce bu senetlere zilyet olduklarını ispatlayarak giriş kartı alırlar ve bu kartları ibraz ederek genel kurul toplantısına katılabilirler.

Genel kurul toplantılarında murahhas üyeler ile en az bir yönetim kurulu üyesinin hazır bulunması şarttır. Diğer yönetim kurulu üyeleri de genel kurul toplantısına katılabilirler.

Denetime tabi olan şirketlerin genel kurul toplantılarında denetçi de hazır bulunmalıdır. Pay sahibi kendisi, eşi, alt ve üstsoyu veya bunların ortağı oldukları şahıs şirketleri ya da hâkimiyetleri altındaki sermaye şirketleri ile şirket arasındaki kişisel nitelikte bir işe veya işleme veya herhangi bir yargı kurumu ya da hakemdeki davaya ilişkin olan müzakerelerde oy kullanamaz.

Şirket yönetim kurulu üyeleriyle yönetimde görevli imza yetkisine haiz kişiler, yönetim kurulu üyelerinin ibra edilmelerine ilişkin kararlarda kendilerine ait paylardan doğan oy haklarını kullanamaz.www.ozdogrular.com

Bakanlık temsilcisinin katılımı

Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca yayımlanan “Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ” uyarınca aşağıda belirtilen şirketlerin genel kurullarında bakanlık temsilcisi bulundurmak zorunludur;

• Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktöring şirketleri, varlık yönetim şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler, serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler.

Bununla birlikte, anılan tebliğ hangi genel kurullarda bakanlık temsilcisi bulundurulması gerektiğini belirtmiştir;

1) Gündeminde aşağıdaki konuların yer alacağı genel kurullarda,

• Sermayenin artırılması, azaltılması
• Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi
• Kayıtlı sermaye sisteminden çıkarılması
• Faaliyet konusunun değiştirilmesi
• Birleşme
• Bölünme
• Tasfiye giriş, Tasfiyeden dönülmesi, Tasfiye sonu
• Tür değişikliği

2) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirket genel kurullarında,

3) Yurtdışında yapılacak bütün genel kurullarda,

4) Yurtdışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri genel kurullarında.

Genel kurul toplantısı öncesinde yapılması gereken işlemler

1) Gündemin belirlenmesi

Gündem, genel kurulu toplantıya çağıranlar tarafından belirlenecektir. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanıp yürürlüğe giren Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile bu toplantılarda bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik ile genel kurul toplantılarının gündemlerinde hangi hususların bulunacağı açıklığa kavuşturulmuştur.

Bu bağlamda gündemde;

a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması

b)Yönetim kurulu tarafından hazırlanan faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi

c) Şirket denetime tabi ise denetçi raporlarının okunması

d)Yönetim Kurulunun ve denetçi varsa denetçilerin ibrası

e)Kârın kullanım şeklinin ve dağıtılacak kar ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesi

f)Yönetim Kurulu üyelerinin ücretlerinin belirlenmesi

g)Görev süreleri sona ermiş olan Yönetim Kurulu üyelerinin seçilmesi

h) Şirket denetime tabi ise denetçinin seçimi yer almalıdır.

2) Hazır bulunanlar listesinin hazırlanması

Genel kurul toplantısına katılacak olanları gösteren bir liste yönetim kurulu tarafından hazırlanacaktır.

Hazır bulunanlar listesi pay defteri dikkate alınarak hazırlanacaktır.

Listede şirket pay sahiplerinin ad, soyadları veya ünvanları, adresleri, sermaye miktarları, payların itibari değerleri, şirketin esas sermayesi ile ödenmiş sermayesi, toplantıya aslen veya temsil yoluyla katılacakların imza yerleri yer almalıdır.

3) Finansal tabloların ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanması

Anonim Şirketlerde finansal tabloları hazırlama görevi yönetim kuruluna aittir. Bu itibarla, geçmiş hesap dönemine ait finansal tablolar ve ekleri bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk iki ayı içerisinde hazırlanmalı ve genel kurulun onayına sunulmalıdır.www.ozdogrular.com

Yıllık faaliyet raporunda;

• Şirketin o yıla ait faaliyetlerinin akışı ile her yönüyle finansal durumu, doğru, eksiksiz gerçeğe uygun bir şekilde yansıtılmalıdır.

• Şirketin finansal durumu finansal tablolara göre değerlendirilmelidir.

• Şirketin gelişmesine ve karşılaşılması muhtemel risklere yer verilmelidir.

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından düzenlenmiş olan “Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca yıllık faaliyet raporu aşağıda yer alan bölümlerden oluşmaktadır;

• Genel bilgiler
• Yönetim Kurulu üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar
• Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları
• Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler
• Finansal durum
• Riskler ve değerlendirmeleri
• Diğer hususlar

4) Denetçi raporunun hazırlanması (varsa)

Şirket denetime tabi ise denetçi veya denetçiler tarafından hazırlanan denetim raporu genel kurul tarafından onaylanır.www.ozdogrular.com

Ticaret sicil müdürlükleri tarafından talep edilebilecek belgeler

• Dilekçe (Şirket kaşesi ile yetkili tarafından imzalanmalı, vekâleten imzalanmış ise vekâletin aslı veya onaylı sureti eklenmeli, ekindeki evrak dökümünü içermelidir),
• Noter onaylı toplantı tutanağı,
• Hazır bulunanlar cetveli,
• Bakanlık temsilcisi atama yazısı (bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu olan toplantılarda),
• Tüzel kişinin yönetim kuruluna seçilmesi halinde, tüzel kişi ile birlikte ve tüzel kişi adına, tüzel kişi tarafından belirlenen gerçek kişinin adı-soyadı, adresi, uyruğu ve T.C. kimlik numarasını (yabancı uyruklularda vergi numarası veya yabancılara mahsus kimlik numarası) içerecek şekilde alınmış tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yetkili organ kararı ile tüzel kişi adına yabancı uyruklu bir kişi belirlenmesi ve bu yabancı kişinin de Türkiye’de ikamet ediyor olması halinde ikamet tezkeresi,
• Tüzel kişi yönetim kurulu üyesinin yabancı uyruklu olması halinde, tüzel kişinin güncel sicil kayıtlarını içeren belge.

Tescil ve ilan

Genel Kurul kararlarının Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterine yazılması, imzalanması ve noter tarafından tasdik edilmesini müteakip, ve her halükarda genel kurul tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde şirket merkezinin bağlı bulunduğu ticaret sicil müdürlüğü nezdinde tescil edilmesi ve ticaret sicil gazetesinde ilan edilmesi gerekmektedir.www.ozdogrular.com

• Toplantı ve karar yeter sayıları

Ali Özdoğru, Kurumsal Hizmetler Lideri

Kaynaklar;

• Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılmış olan Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları
• TTK
  
• Deloitte Genel-Kurul-Toplantilari-TTK-Bulteni
  

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Özdoğrular smmm ltd. şti./Mehmet Özdoğru ve/veya ozdogrular.com./com.tr' ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.