Anonim ve limited şirketlerde olağan genel kurul toplantılarının hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içinde yapılması zorunludur. Hesap yılı olarak takvim yılını kabul eden şirketlerin -ki şirketlerin büyük çoğunluğunun hesap yılı takvim yılıdır- her yıl en geç 31 Mart tarihine kadar genel kurullarını yapmaları gerekmektedir. Buna karşın uygulamada, limited şirketlerin pek çoğunun olağan genel kurullarını hiç yapmadığı, birçok anonim şirketin de mart ayından sonra yaptığı bilinen bir gerçektir. Durum böyle olmakla birlikte, genel kurul öncesinde yapılması gereken işlemler ve bunlar için öngörülen süreler dikkate alındığında toplantıların belirtilen tarihe kadar tamamlanması oldukça zordur. Şöyle ki;

Genel kurulda müzakere edilip karara bağlanacak olan finansal tabloların, yıllık faaliyet raporunun, şirket bağımsız denetime tabi ise denetleme raporunun ve varsa kâr dağıtım önerisinin, toplantı tarihinden en az 15 gün önce şirketin merkez ve şubelerinde ortakların incelemesine hazır bulundurulması zorunludur. Bu halde genel kurul toplantısının, 31 Mart'ta yapılacağını varsaydığımızda en geç 16 Mart tarihi itibariyle bu belgelerin belirtilen yerlerde ortakların emrine amade bulundurulması gerekmektedir. Peki, finansal tablolar ve denetleme raporu ne zamana kadar hazırlanacaktır? Şu bir gerçek ki, anılan belgeler 16 Mart tarihinden önce hazırlanmış olmalıdır. Sıralama itibariyle önce finansal tablolar ve yıllık faaliyet raporu, daha sonra da bu belgeler üzerinden denetleme raporları tanzim edilecektir. 

Türk Ticaret Kanunu, anonim şirketlerde yönetim kurulunu, limited şirketlerde ise müdürleri, ilgili döneme ait finansal tabloları ve faaliyet raporunu, bilanço gününü (31 Aralık) izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlamak ve genel kurula sunmakla yükümlü tutmuştur. İkincil mevzuatta ise faaliyet raporunun hesap döneminin bitimini izleyen iki ay içinde hazırlanması öngörülmüştür. Bir diğer husus, finansal tabloların kaynağını oluşturan ticari deftere kayıtların yapılma süresidir. Mevzuata göre; kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imzasını taşıyan vesikalara dayanarak yürüten işletmeler, bu kayıtlarını 45 güne kadar defterlere geçirebilmektedir. Bu halde, 31 Aralık tarihinde yapılan bir işlemin yevmiye defterine kaydının, en geç 14 Şuba' ta kadar yapılabilmesi mümkündür. 

Konuya ilişkin denetime tabi sermaye şirketlerinde denetçi tarafından düzenlenecek denetleme raporlarından da ayrıca bahsetmek gerekir. Bağımsız denetimin kapsamı denetime tabi olan şirketlerin finansal tabloları ile faaliyet raporu içinde yer alan finansal bilgilerdir. Şirketin yönetim organı, bu belgeleri düzenlettirip onaylayarak, gecikmeksizin denetçiye vermekle yükümlüdür. Denetçi, finansal tabloları ve faaliyet raporunu konu alan iki ayrı rapor düzenleyecektir. En iyi ihtimalle, hem finansal tabloların hem de faaliyet raporunun Şubat ayı sonu itibariyle hazırlandığını ve 1 Mart itibariyle denetçiye verildiğini kabul edelim. Bu durumda raporların hazırlanması için denetçiye 2 haftadan daha az bir zaman kalmaktadır. Anılan belgelerin hazırlanması Mart ayına sarktığı takdirde, denetleme raporunun çok daha kısa bir sürede hazırlanması gerekecektir. Tabi bütün bu hesaplamalar, genel kurulun kanuni sürenin son günü olan 31 Mart'ta toplanacağı dikkate alınarak yapılmıştır. Genel kurulun Ocak ya da Şubat ayında yapılmak istenmesi halinde hesaplama daha karmaşık bir hal alacaktır. Buna bir de çağrılı genel kurullarda, çağrının toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılma zorunluluğu da eklendiğinde söz konusu hesaplama içinden çıkılmaz bir hale gelmektedir.

Sonuç olarak muhasebe kayıtlarının ticari defterlere geçirilmesi, finansal tabloların ve faaliyet raporunun hazırlanması, denetçinin bunları incelemesi ve raporlaması, tüm bu belgelerin şirket merkezinde genel kuruldan önce ortakların incelemesine hazır bulundurulması ve genel kurul çağrısının toplantı tarihinden belli bir süre önce yapılması şartı dikkate alındığında olağan genel kurulların martın sonuna kadar tamamlanması oldukça güçtür. Bu hususun kamuoyunda tartışılmamasının sebebi ise genel kurulların süresinde yapılmamasının cezai bir yaptırıma bağlanmamış olmasıdır.

Bu çerçevede, yevmiye defterinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının (Haziran) sonuna kadar yapılabilmesine olanak tanıyan kanun değişikliği göz önünde bulundurularak, uygulamadaki sıkışıklığı gidermek amacıyla birçok Avrupa ülkesinde olduğu gibi anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının hesap döneminin sona ermesinden itibaren altı ay içinde yapılabilmesine imkan sağlanması yerinde olacaktır. Bu hususla birlikte, TTK’ nın hazırlık çalışmaları sırasında tartışılan ve hali hazırda kooperatiflerde uygulanmakta olan genel kurulların süresinde yapılmamasının yaptırıma bağlanması da ayrıca değerlendirilebilir. Mustafa Yavuz

http://www.dunya.com/anonim-ve-limited-sirket-genel-kurul-toplantilarinin-mart-sonuna-kadar-yapilmasinda--250440h.htm

Yukarıda yer verilen açıklamalar, konuya ilişkin genel bilgiler içermektedir. Özdoğrular smmm ltd. şti./ www.ozdogrular.com, işbu dokümanın içeriğinden kaynaklanan veya içeriğine ilişkin olarak ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.