Ticari hayatta özellikle perakendecilik sektöründe mal ve hizmet satışlarına ilişkin olarak düzenlenen faturaların asıllarının alıcılarına ulaşmadan kaybolması (postada, kargoda vb.) olayına sıkça rastlanılmaktadır. Bu gibi durumlarda satıcılar yönünden herhangi bir problem bulunmamakta, sorun kaybolan faturaların muhatabı olan alıcılarda ortaya çıkmaktadır. Çünkü, kaybolan fatura muhteviyatı mal ve hizmet alım bedellerinin kayıtlara nasıl intikal ettirileceği ve KDV’sinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı konularında mevzuatta açık bir düzenleme bulunmamaktadır. 

I- GİRİŞ

Uygulamada, mükellefler anılan soruna pratik bir çözüm yolu bulmuştur. Şöyle ki; satıcı firmalar faturanın kendilerinde kalan nüshasının fotokopisi üzerine “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzalamakta, alıcılar ise satıcılar tarafından belirtilen şekilde onaylanan fatura fotokopilerini kayıtlarına intikal ettirmekte ve KDV’lerini indirim konusu yapmaktadırlar. Ancak, Maliye Bakanlığı bu uygulamayı uygun görmemektedir. 

Aşağıda, aslı kaybolan faturaların alıcılar tarafından yasal kayıtlara ne şekilde intikal ettirilebileceği ve KDV indirimi konusu Maliye Bakanlığı’nın görüşüne de yer verilerek ayrıntılı olarak incelenecek, bu konudaki kişisel görüşlerimiz belirtilecektir.

II- ASLI KAYBOLAN FATURALARIN GİDER KAYDI VE KDV İNDİRİMİ

A- PRENSİP OLARAK GİDER KAYDI VE KDV İNDİRİMİNİN FATURA ASLINA DAYANILARAK YAPILMASI GEREKTİĞİ

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun (VUK);

- 227. maddesinde, “bu Kanun’da aksine hüküm olmadıkça bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelere ait olan kayıtların tevsikinin mecburi olduğu,”

- 229 ve izleyen maddelerinde, “söz konusu kayıtların hangi belgelerle tevsik olunacağı,”

- 229. maddesinde, “faturanın satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari bir vesika olduğu,”

- 232. maddesinde, “birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin, sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetinde oldukları,”

- 231/3. maddesinde ise, “faturaların en az bir asıl ve bir örnek olarak düzenleneceği, birden fazla örnek düzenlendiği takdirde her birine kaçıncı örnek olduğunun işaret edileceği”

hükme bağlanmıştır.

Öte yandan, Katma Değer Vergisi Kanunu(KDV)’nun;

- 29/1-a maddesinde, “mükelleflerin yaptıkları vergiye tabi işlemler üzerinden hesaplanan KDV’den bu Kanun’da aksine hüküm olmadıkça faaliyetlerine ilişkin olarak kendilerine yapılan teslim ve hizmetler dolayısıyla hesaplanarak düzenlenen fatura ve benzeri vesikalarda gösterilen KDV’nin indirebileceği,”

- 29/3. maddesinde, “indirim hakkının vergiyi doğuran olayın vuku bulduğu takvim yılı aşılmamak şartıyla, ilgili vesikaların kanuni defterlere kaydedildiği vergilendirme döneminde kullanılabileceği,”

- 34/1. maddesinde “KDV’nin fatura ve benzeri vesikalarda ayrıca gösterilmek ve bu vesikaların kanuni defterlere kaydedilmek suretiyle indirim konusu yapılabileceği”

hüküm altına alınmıştır.

Bu hükümlere göre, satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında düzenlenen faturaların asıllarına dayanılarak yasal defterlere intikal ettirilip gider kaydı yapılması ve bu faturalarda ayrıca gösterilen KDV’nin genel esaslar çerçevesinde indirilmesi gerekmektedir. Maliye Bakanlığı’nın görüşü de bu doğrultudadır(1).

B- KAYBOLAN FATURANIN SATICIDA KALAN NÜSHASININ FOTOKOPİSİNE DAYANILARAK GİDER KAYDI VE KDV İNDİRİMİ YAPILIP YAPILAMAYACAĞI

1- Mükelleflerce Yapılan Uygulama

Fatura aslının kaybolduğu durumlarda satıcı firmalar faturanın kendilerinde kalan nüshasının fotokopisi üzerine “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzalamakta, alıcılar ise satıcılar tarafından belirtilen şekilde onaylanan fatura fotokopilerini kayıtlarına gider olarak intikal ettirmekte ve KDV’lerini indirim konusu yapmaktadırlar.

2- Maliye Bakanlığı’nın Görüşü ve Uygulaması

Maliye Bakanlığı, gider kaydı ve KDV indiriminin prensip olarak fatura asıllarına göre yapılması gerektiği, fatura asıllarının kaybedildiği durumlarda ise faturanın satıcılarda kalan nüshasının noter tasdikli fotokopilerine (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) dayanılarak gider kaydı ve KDV indiriminin yapılabileceği görüşünde bulunmaktadır.

Konu ile ilgili olarak verilen bazı Özelgelerin özetleri aşağıdadır:

“Fatura aslının kaybolması ve tasdikli fatura fotokopisini kullanacak işletmenin (…) Bakanlığı’nın ilgili kuruluşu olması nedeniyle, satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında düzenlenen faturanın düzenleyen işletmede kalan tasdikli fotokopisine dayanılarak gider kayıtlarına intikal ettirilmesi vergi kanunları bakımından mümkün bulunmaktadır.”(2)

“Satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında düzenlenen faturaların asıllarına dayanılarak gider kaydı yapılması zorunludur. Ancak, fatura aslının bulunamaması halinde, satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında düzenlenen faturanın düzenleyen işletmede kalan nüshasının tasdikli fotokopisine dayanılarak işlem yapılması da vergi kanunları bakımından mümkün bulunmaktadır.”(3)

“Kaybolan faturanın yerine kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) kullanılması mümkün bulunmaktadır.

Öte yandan muhtelif sebeplerle kaybolan faturanın yerine geçen noter onaylı örneğinin kanuni defterlere kaydedilmesi şartıyla söz konusu faturada bulunan KDV’nin indirim konusu yapılacağı da tabiidir.”(4)

“Firmalar tarafından hastanenize verilen faturanın ve ayniyat makbuzunun kaybolması durumunda kayıtlara uygun noterden tasdikli bir örneğinin (Bu örnek üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) tarafınıza verilmesi mümkün bulunmaktadır.”(5)

3- Kişisel Görüşümüz ve Değerlendirmemiz

Yukarıda yapılan açıklamalardan da fark edileceği üzere, fatura aslının kaybolduğu durumlarda satıcı firmaların “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzaladıkları fatura fotokopilerine dayanılarak alıcıların gider kaydı yapmaları ve bu fatura fotokopilerinde yer alan KDV’leri indirim konusu yapmaları mümkün bulunmamaktadır. Bu şekilde yapılacak bir uygulama Maliye Bakanlığı’nca uygun görülmemektedir.

Maliye Bakanlığı uygulamasına göre, aslı kaybolan faturaların fotokopilerinin yasal defterlere gider kaydının yapılabilmesi ve KDV’lerinin indirim konusu yapılabilmesi için;

- Faturanın satıcılarda kalan nüshasının fotokopisinin notere tasdik ettirilmesi,

- Fatura fotokopisi üzerine “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce bir şerh düşülmesi,

- Tasdikli fatura fotokopilerinin yasal defterlere kaydedilmesi

gerekmektedir.

Bilindiği üzere, Vergi Usul Kanunu’nun 3/B maddesine göre, vergilendirmede vergiyi doğuran olay ve bu olaya ilişkin işlemlerin gerçek mahiyeti esastır. Dolayısıyla, fatura aslının kaybedildiği durumlarda, faturanın doğruluğu ve düzenlenip düzenlenmediği hususlarının satıcıda kalan nüshasından teyit edilebilmesi her zaman mümkündür. Bu nedenle, sadece doğrulama için faturanın satıcıda kalan nüshasının fotokopisinin notere onaylatılmasına gerek bulunmamaktadır. Diğer bir ifade ile noter onayına bağlanma şartının, işlemin sağlığına doğrudan bir etkisi bulunmamaktadır. Bu olayda, noter tasdik zorunluluğunun, mükelleflere mali külfet getirmesinin dışında pratik bir faydası bulunmamaktadır.

Kişisel görüşümüze göre, aslı kaybolan fatura muhteviyatının gider olarak kayıtlara intikali ve KDV’sinin indirimi için, faturanın satıcıda kalan nüshasının satıcı veya ilgili SMMM veya YMM tarafından onaylanan fotokopileri yeterli kabul edilmeli, noter onayı aranmamalıdır.  

III- SONUÇ

Yukarıda yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, fatura aslının kaybolduğu durumlarda satıcı firmaların “Aslı Gibidir” yazarak kaşeleyip imzaladıkları fatura fotokopileri Maliye Bakanlığı’nca gider belgesi olarak kabul edilmemektedir. Maliye Bakanlığı, fatura asıllarının kaybedildiği durumlarda faturanın satıcılarda kalan nüshasının noter tasdikli fotokopilerine (Bu örnek üzerine, “Zayi olan aynı tarih ve sayıyı taşıyan fatura aslı yerine kullanılmak amacıyla tasdik edilmiştir.” şeklinde noterce şerh düşülmesi gerekir.) dayanılarak gider kaydı ve KDV indiriminin yapılabileceği görüşündedir. Kişisel görüşümüze göre, aslı kaybolan fatura muhteviyatının gider olarak kayıtlara intikali ve KDV’sinin indirimi için, faturanın satıcıda kalan nüshasının satıcı veya ilgili SMMM veya YMM tarafından onaylanan fotokopileri yeterli kabul edilmeli, noter onayı aranmamalıdır. Maliye Bakanlığı’nın bu hususta bir düzenleme yapmasında yarar olduğunu düşünüyoruz.

Abdullah TOLU*

Yaklaşım / Kasım 2010 / Sayı: 215

*          Rekabet Kurumu İdari ve Mali İşler Dairesi Başkan V.

(1)         MB.’nin, 22.12.2008 tarih ve 29/2921-229 sayılı Özelgesi.

(2)         MB.’nin, 22.06.2007 tarih ve 0329/2921-229-821/56008 sayılı Özelgesi.

(3)         MB.’nin, 16.09.2004 tarih ve 53/5334-156/43491 sayılı Özelgesi.

(4)         MB. GİB. Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Başkanlığı’nın, 17.09.2007 tarih ve 1780 sayılı Özelgesi.

(5)         MB. İstanbul Defterdarlığı Usul Gelir Müdürlüğü’nün, 30.01.2003 tarih ve 784 sayılı Özelgesi.